Nieuws

Koppeling UNIT4 Multivers Online en Rabo internetbankieren Professional live

Edwin — Tue, 10 Jan 2012 13:36:02 GMT

Door eenmalig de koppeling aan te vragen hoeven ondernemers bij- en afschrijvingen niet meer handmatig in te voeren: deze worden vervolgens dagelijks automatisch in de boekhouding verwerkt. Daarnaast is het mogelijk om incasso-opdrachten automatisch in Rabo internetbankeren Professional ter incasso aan te leveren.

De online oplossing van het administratiesoftwarepakket van UNIT4 is door de koppeling met Rabobank een volledig alternatief voor MKB’ers die de voorkeur geven aan een online administratie en boekhouding. Sinds maart 2011 was het al mogelijk om rekeningen te koppelen met UNIT4 Multivers Online, de koppeling met de Rabobank wordt hier aan toegevoegd.

“Internetbankieren groeit steeds meer naar de standaard in boekhoudingen en daarom is de koppeling tussen UNIT4 Multivers Online en Rabobank een logische stap voor ons product“, aldus Fred Loos, Sales en Marketing Manager MKB bij UNIT4. “We gaan er van uit dat andere banken ook hun rekeningen geschikt maken voor gegevensuitwisseling met UNIT4 Multivers Online. Zo kunnen nog meer ondernemers profiteren van efficiencyvoordeel door gegevensuitwisseling tussen hun bankbankrekening en hun online administratiesoftware. Wij zijn er klaar voor om de koppeling snel te realiseren.”

UNIT4 Multivers Online is de internetvariant van UNIT4 Multivers, de boekhoudsoftware die speciaal is ontwikkeld voor het MKB.

Informatie over de vervanging van DigiNotar certificaten

admin — Tue, 20 Dec 2011 13:09:00 GMT

Als antwoord op deze affaire heeft de overheid besloten de DigiNotar certificaten te vervangen. Onderstaand leest u wat er op dit moment bekend is over deze vervanging en wat het voor u betekent.

Abonneren bij KPN (Getronics)
De nieuwe certificaten worden geleverd door KPN. Om ze te kunnen aanvragen, moet u eerst bij KPN geregistreerd worden als afnemer (abonnee) van certificaten .Inschrijven bij KPN is naar verwachting mogelijk vanaf 20 december. Wij adviseren u te wachten op verdere berichtgeving van de Belastingdienst. De belastingdienst zal alle BAPI-certificaathouders een brief sturen in week 50. Hebt u deze in week 51 nog niet ontvangen, belt u dan de Belastingdienst op 0800-0543.

Aanvragen certificaten
Nadat u geabonneerd bent bij KPN, moet u het nieuwe certificaat elektronisch aanvragen vanuit uw softwarepakket. Dit kan nu nog niet. Het vervangen van de DigiNotar certificaten zal gebeuren vanaf 1 februari 2012 tot en met 30 mei 2012.

Uw softwarepakket moet waarschijnlijk worden aangepast voordat u de KPN-certificaten kunt aanvragen en gebruiken. Wij zullen u hier zo spoedig mogelijk over informeren.

Doorgaan met DigiNotar certificaten
DigiNotar certificaten kunnen vanaf 1 juni 2012 niet meer gebruikt worden. U kunt op dit moment nog wel BAPI-PKI DigiNotar certificaten aanvragen en verlengen.
Dit kan tot 1 maart 2012. Dit is nodig indien uw huidige certificaat verloopt voor 1 februari 2012 of, indien u voor die tijd voor het eerst elektronisch aangifte moet doen.

Verwachte communicatie van de overheid, KPN en UNIT4
Naar verwachting medio november 2011: De Belastingdienst zal alle gebruikers van DigiNotar certificaten informeren over de aanstaande vervanging.

Naar verwachting eind november 2011: KPN zal alle gebruikers van DigiNotar certificaten informeren over wijze van vervanging.

Naar verwachting medio januari 2012: UNIT4 zal alle gebruikers van T@xconnector, Digipoort, EasyTax en Lopac informeren over de software aanpassingen die nodig zijn in verband met de vervanging.

Nieuw versie UNIT4 Multivers beschikbaar

Edwin — Thu, 15 Dec 2011 11:11:14 GMT

Versie 8.1.2 voor UNIT4 Multivers is beschikbaar. In deze versie zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd die betrekking hebben op de nieuwe naamgeving van UNIT4 Multivers (XS, S, M, L, XL). Daarnaast zijn er enkele onvolkomenheden verholpen en zijn er een aantal wensen van klanten opgelost. Zo zal de applicatie vanaf versie 8.1.2 automatisch inloggen indien er maar 1 gebruiker bekend is, waardoor de login procedure aanzienlijk is versneld.

Op 15 december wordt deze versie op de online omgeving geïnstalleerd, zodat online gebruikers volop van de nieuwe versie kunnen profiteren.

XML-facturen verwerken via UNIT4 Multivers PaperLess

Edwin — Fri, 02 Dec 2011 14:35:54 GMT

XML-facturen worden in zeer diverse formaten aangeleverd. Uiteraard zijn er standaarden hoe een XML-factuur eruit moet zien, in de praktijk is de variatie in XML’s echter behoorlijk groot. Wanneer u de XML-factuur via UNIT4 Multivers PaperLess verwerkt bent u niet gebonden aan enig formaat. U kunt namelijk zelf definiëren welke velden in de XML aangesloten dienen te worden bij de boekingsvelden van uw factuur. Vervolgens hebt u de mogelijkheid om het XML-bestand visueel te maken via een stylesheet (XSL/XSLT). UNIT4 Multivers PaperLess zal vervolgens automatisch de juiste opmaak geven wanneer een XSL/XSLT-bestand aangeleverd of aangemaakt is.

Vragen over uw jaarafsluiting?

Edwin — Mon, 28 Nov 2011 09:13:34 GMT

Dit document is alleen geldig vanaf “UNIT4 Multivers” versie 8.1, voor lagere versies is een apart document opgesteld, betreffende de jaarafsluiting. Alle documenten zijn terug te vinden op onze selfservicesite: https://selfservice.unit4.nl.

Handleiding jaarafsluiting in UNIT4 Multivers

Markenheem digitaliseert facturenstroom met UNIT4 Multivers PaperLess

Edwin — Thu, 17 Nov 2011 11:12:12 GMT

Binnen de zes zorgcentra die onderdeel zijn van Markenheem gaan op jaarbasis 6.300 inkoopfacturen rond. Daarvan is het gros afkomstig van de leverancier van de maaltijden voor de bewoners. Die levert dagelijks meer dan vierhonderd maaltijden die vergezeld gaan van het nodige papierwerk. Deze facturen moeten door meerdere mensen worden goedgekeurd: op de centrale administratie en op de betreffende vestigingen. De roulatie gaat traditioneel per fysieke post. Het interne facturatieproces duurt hierdoor gemiddeld anderhalf tot twee weken. Daarnaast is er geen inzicht in waar de facturen zich bevinden en de kans is groot dat een factuur zoekraakt. De Achterhoekse zorginstelling onderzocht daarom hoe het facturatieproces verbeterd kon worden.

Uit vier partijen heeft Markenheem gekozen voor digitalisatieoplossing UNIT4 Multivers PaperLess. Die is te koppelen aan de administratiesoftware UNIT4 Multivers waarmee zorginstelling al werkte. Redenen voor de keuze zijn de gebruikersvriendelijkheid van de oplossing maar ook het inzicht in het factureringsproces. Direct na het scannen van papieren facturen maakt UNIT4 Multivers PaperLess een boeking aan voorzien van de gegevens op de factuur. Medewerkers die hun goedkeuring moeten geven ontvangen hiervan een melding per mail. Na controle, eventuele correctie en goedkeuring is de boeking definitief. Bij goedkeuring van boekingsstukken wordt tevens vastgelegd wie welke rol heeft vervuld en er is altijd inzicht in waar de factuur zich bevindt.

De verwerkingstijd van een factuur kan met de oplossing van UNIT4 worden teruggedrongen naar vijftien uur in plaats van maximaal weken weken.

Ruud Kampshoff, Hoofd Financiële Administratie & ICT bij Markenheem: “Binnen Markenheem leefde een grote frustratie over het factureringsproces. Dit duurde te lang, we wisten niet waar de facturen zich bevonden en soms raakten facturen zoek wat leidde tot extra kosten. We wilden een oplossing waarmee we het proces konden versnellen en kosten zouden besparen. UNIT4 Multivers PaperLess stak met kop en schouders uit boven de oplossingen van de overige drie partijen die we hebben bekeken. We verwachten er veel gemak van.”

Markenheem neemt UNIT4 Multivers PaperLess per 1 januari 2012 in gebruik, 42 medewerkers krijgen toegang tot de applicatie.

UNIT4 komt met facturatiepakket voor ZZP’ers

Edwin — Wed, 09 Nov 2011 09:16:07 GMT

UNIT4 Multivers XS vergemakkelijkt het zelf kunnen factureren aanzienlijk, doordat de factuur binnen een paar minuten vervaardigd kan worden. Via een online omgeving maakt de ZZP’er een factuur aan, die desgewenst is voorzien van de huisstijl. Aan de factuur worden automatisch een factuurnummer en het correcte BTW-percentage gekoppeld. Nadat de ZZP’er een omschrijving van de opdracht en de prijs geeft, verschijnt de factuur die direct te versturen is per post of als PDF.
Op de achtergrond worden deze facturen verwerkt tot grootboekmutatie waarna de accountant de overige mutaties kan toevoegen om het geheel zo te kunnen verwerken tot een volledige administratie. Hierdoor nemen administratiehandelingen voor zowel ZZP-er als accountant af.

Fred Loos, Sales- & Marketingmanager MKB bij UNIT4: “Veel ZZP’ers zien op tegen het doen van de administratie. Dat doen ze niet graag zelf, dat is niet hun stiel. Die tijd kunnen ze niet declareren en het komt dan ook vaak voor dat het factureringsproces wordt uitgesteld. Via Word en Excel kost het maken van een factuur bovendien veel tijd, via UNIT4 Multivers XS is het zo gebeurd. Met het maken van 1 factuur verdient de ZZP-er de kosten van het pakket, 19 euro per maand, al ruim terug. Bij maximaal 12 facturen per jaar is het gebruik van UNIT4 Multivers XS zelfs gratis. UNIT4 Multivers XS is zo het ideale administratieve startpunt voor de ZZP-er.”

Productiebedrijf Tekoma stroomlijnt bedrijfsproces met ERP-productiepakket

Edwin — Wed, 12 Oct 2011 13:28:46 GMT

Sommige opdrachtgevers komen met uitgebreide bouwtekeningen. Anderen hebben enkel een grof idee dat de ontwerpers van Tekoma tot in detail uitwerken voordat de productie start. De gemiddelde productiedoorlooptijd is tussen de twee maanden en een jaar. Het apparaat is zo geavanceerd dat het handmatig wordt gemaakt. Verschillende onderdelen van de skids koopt Tekoma extern in. “Het productie proces van de skids is nauwelijks te automatiseren omdat elk apparaat uniek is”, legt Arno Brouwer, sales engineer bij Tekoma, uit. “Bovendien worden ze steeds groter en geavanceerder. Woog een machine tien jaar geleden zo’n veertig ton, nu is het algauw het drievoudige.” Daarnaast heeft Tekoma nog een zusterbedrijf, Cryonorm, dat gasverdampingsinstallaties maakt. De productie van deze verdampingsinstallaties wordt door Tekoma uitgevoerd.

Handenarbeid
Ondanks dat de skids door noeste handenarbeid tot stand komen, speelt automatisering een belangrijke rol binnen Tekoma in het stroomlijnen van het productieproces waarbij jaarlijks zo’n 350 orders worden verwerkt. Begin jaren negentig deed ICT zijn intrede met een ERP-pakket, dat zes jaar later werd vervangen door een andere oplossing. Kenmerkend voor beide pakketten was dat ze prima konden voorzien in de behoefte die leefde tijdens de aanschaf. Maar in veranderende informatiebehoeften kon de software niet mee. “Het doorvoeren van wijzigingen in het systeem lukte meestal niet en als het al wel mogelijk was, dan bleek het een zeer kostenverslindende bezigheid”, herinnert Arno Brouwer, die samen met boekhoudster Ciska van de Schraaff verantwoordelijk is voor de ICT binnen Tekoma, zich. “Het doorvoeren van een update bleek een complete herimplementatie. Door het vele maatwerk konden we niet mee in het update tempo dat de leverancier ons oplegde.”

Avonduren
“Er is bij ons eigenlijk nooit tijd voor implementatie”, vervolgt Ciska van de Schraaff. “Die moet in de avonduren of het weekend plaatsvinden. Corpex begreep ons tijdgebrek. De oplossing die zij boden, konden we in kleine stukjes implementeren en in gebruik nemen in plaats van in een keer alles. Een alles-of-niets-benadering is bij productiebedrijven als de onze gedoemd te mislukken.”

Ondanks de nare ICT-ervaringen, was de directie van Tekoma ruim zes jaar geleden snel overtuigd de productiesoftware van Corpex te implementeren. Dit omdat de leverancier van het toenmalige ERP-systeem als zeer duur werd ervaren en het onderhoud steeds ingrijpender werd terwijl de output ver achter bleef. In 2006 is de productiesoftware in gebruik genomen na een implementatietijd van negen maanden. In de jaren die volgden is het pakket stap voor stap verder uitgebouwd zodat het een niet al te grote druk legde op de bedrijfsvoering van Tekoma, maar de organisatie in steeds meer facetten ondersteunde. De skidbouwer uit Alphen aan den Rijn gebruikt de software nu voor het gehele productieproces, urenregistratie, facturatie, bestellingen en goederenontvangst.

“Medewerkers kunnen perfect met het pakket werken. Bovendien kunnen we informatie er snel uithalen en hebben we en goede koppeling met ons boekhoudpakket”, zegt Van der Schraaff. “Maar wat ons daarnaast enorm heeft verrast is het geduld en begrip van de leverancier. De leverancier van ons oude pakket dwong ons om over te gaan op een nieuwe versie van het pakket omdat de ondersteuning ophield. De huidige leverancier laat de beslissing aan ons. We gaan wel over maar we kunnen zelf het moment uitzoeken.”

Hongaarse vertaling
Tekoma heeft sinds 2005 een vestiging in Hongarije omdat Oost-Europa een groeimarkt is voor de Cryonorm verdampers. De orderafhandeling gebeurt ook in de Nederlandse productiesoftware. “We wilden deze vestiging ook aansluiten op ons productiesoftwarepakket, maar Hongaren begrijpen natuurlijk geen Nederlands. Daarom hebben we het systeem vertaald in het Hongaars. De drie Hongaarse medewerkers die kunnen prima met het pakket overweg en wij doen het beheer hier vanuit Alphen aan den Rijn.”

Van MKB-bedrijven uit de buurt hoort Brouwer dat ze worstelen met hun ICT-systeem vanwege de houding van de leverancier die vaak veel te dwingend is in het opleggen van een bepaalde werkwijze. “Het is zeer belangrijk dat je als organisatie klaar bent voor de implementatie van een ERP-systeem en dat het management team er zich van bewust is dat het tijd kost. Wij zijn trots hoe we ons pakket hebben neergezet en kunnen het andere MKB-productiebedrijven van harte aanbevelen.”

UNIT4 gaat het ERP-pakket voor productiebedrijven van Corpex verkopen als UNIT4 Multivers Productie. Kenmerkend van het productiepakket voor MKB-bedrijven is dat het snel en kosteneffectief is aan te passen aan nieuwe bedrijfsbehoeften. Het systeem is tevens geïntegreerd in het administratiepakket UNIT4 Multivers voor een naadloze uitwisseling van gegevens. Tekoma is een van MKB-productbedrijven die de voordelen ervaart van dit pakket.

Verlenging Microsoft Gold Partner status

Edwin — Mon, 10 Oct 2011 13:20:06 GMT

Deze hoogste status binnen het Microsoft Partner Network wordt toegekend aan partners die voldoen aan de zware toelatingseisen op het gebied van klantreferenties met een aantal succesvolle implementaties, specialisatie en certificering van medewerkers en/of gecertificeerde producten.

Met de Microsoft Gold Partner status kan UNIT4 Software B.V. gebruikmaken van de Microsoft producten en van de knowhow van de Microsoft specialisten bij de ontwikkeling van de eigen software.

Nieuwe versie support registratiesysteem en wijziging inloggen Selfservicesite

Edwin — Fri, 07 Oct 2011 13:43:39 GMT

Deze nieuwe versie kent diverse verbeteringen, waaronder niet op de laatste plaats de mogelijkheid om bijlagen per e-mail rechtstreeks naar ons meldingssysteem te sturen, in plaats van ze te moeten uploaden via de Selfservicesite.

Inloggen Selfservicesite
Ook de Selfservicesite ondergaat de nodige veranderingen. Belangrijkste wijziging is, dat u in gaat loggen met uw persoonlijke e-mailadres in plaats van met uw supportcode (wanneer dit precies ingaat, krijgt u nog van ons te horen). Een belangrijke voorwaarde hierbij is dat de e-mailadressen van uw organisatie die bij ons bekend zijn, ook actueel zijn. U kunt uw contactpersonen onderhouden op de Selfservicesite via de menuoptie ‘Mijn gegevens | Contactpersonen’. Verwijder contactpersonen die niet langer bij u werken, voeg nieuwe contactpersonen toe en heel belangrijk: controleer de gegevens van bestaande contactpersonen en pas deze indien nodig aan. Zorg er ook voor, dat bij de bestaande contactpersonen het juiste e-mailadres is ingevuld. Bij voorkeur het persoonlijke e-mailadres in plaats van een algemeen e-mailadres.

Externe systeembeheerder
LET OP: Mocht u samenwerken met een externe systeembeheerder, zorg dan dat hij (of zij) ook een emailadres krijgt binnen uw organisatie. Zo kan hij vanuit zijn eigen naam incidenten melden bij support van UNIT4 en UNIT4 zeker weet, dat hij voor u aan het werk is. Dit moet ook een uniek emailadres zijn, bijvoorbeeld ‘systeembeheer@uwbedrijfsnaam.nl ’. Dit e-mailadres heeft hij nodig om in te kunnen loggen op Selfservice. De reden om uw externe systeembeheerder een eigen e-mailadres te geven binnen uw organisatie, is omdat hij wellicht ook bij andere UNIT4 klanten werkzaam is. Zijn persoonlijke e-mailadres kan hij maar 1x gebruiken als inlogcode, hij zal dus bij elke UNIT4 klant een eigen e-mailadres moeten krijgen.

Zodra het inloggen met de persoonlijke inlogcode (uw e-mailadres) is geactiveerd, kunt u bij uw contactpersonen een 2e e-mailadres invullen bij ‘E-mail notificatie’. Hier kunt u kiezen of u uw eigen e-mailadres invult, of ook daar ‘systeembeheer@uwbedrijfsnaam.nl ’ invult. Naar dit e-mailadres worden de meldingen verstuurd vanuit het registratiesysteem van UNIT4.
Wij danken u alvast voor uw medewerking en vertrouwen erop u met de geplande verbeteringen in de toekomst nog beter van dienst te kunnen zijn. Hebt u nog vragen en/of opmerkingen, neem dan gerust contact met onze Servicedesk op via telefoonnummer 088 - 247 247 2 of stuur een e-mail naar support.multivers@unit4.com.

UNIT4 introduceert ERP-systeem voor productiebedrijven in het MKB

Edwin — Thu, 06 Oct 2011 09:07:00 GMT

Met de nieuwe ERP-software zijn alle klantorder gestuurde productie- en administratieve processen binnen een productiebedrijf te stroomlijnen. Het project staat hierbij centraal waardoor er controle is over de kosten en materialen van het project, de beschikbaarheid van de middelen en medewerkers. UNIT4 Multivers Productie is bij uitstek geschikt voor kleine en middelgrote productiebedrijven in betonindustrie, chemische industrie, houtverwerkende industrie, interieurbouw, kunststofverwerkende industrie, maritieme industrie, machine- en apparatenbouw, metaalverwerkende industrie, meubelindustrie, servicebedrijven en toeleverende industrie.

Kenmerkend voor UNIT4 Multivers Productie is dat het programma snel en kosteneffectief is aan te passen aan wijzigende informatiebehoeften of organisatiestructuren. Daarnaast is er een integratie met de administratieve software UNIT4 Multivers. Hierdoor zijn gegevens vanuit het productieproces direct op te roepen en te bewerken in de boekhouding en vice versa. Dit voorkomt dubbelwerk en worden fouten als gevolg van meervoudige invoer voorkomen.

Corpex ERP Software blijft verantwoordelijk voor de ontwikkelingen en de ondersteuning van UNIT4 Multivers Productie.

Fred Loos, Sales- en marketingmanager MKB bij UNIT4:

“De ERP-software van Corpex voor productiebedrijven past precies in onze visie dat oplossingen eenvoudig en kosteneffectief moeten zijn aan te passen aan gewijzigde behoeften, zonder dat daarbij een complete herimplementatie is vereist. Juist productiebedrijven in het MKB hebben niet de mogelijkheid om zeer zware pakketten in te voeren maar zijn wel op zoek naar software die hen kan ondersteunen in het totale productieproces. Corpex ERP software biedt dit en daarom zijn we blij dat hun oplossing voor de maakindustrie verder gaat als UNIT4 Multivers Productie en daarnaast is geïntegreerd in UNIT4 Multivers.”

Yvonne van Nierop, Directeur Sales en Marketing bij Corpex ERP Software: “Wij zijn als Corpex team trots op het feit dat we samen met UNIT4 onze applicatie voor de maakindustrie breder in de markt kunnen zetten. Onze ervaringen met UNIT4 zijn zeer positief en samen kunnen we onze klanten nog beter voorzien in hun wensen wat betreft ERP-software die geïntegreerd is met financiële software.”

Nieuwe informatie over DigiNotar-certificaten

Edwin — Tue, 06 Sep 2011 19:46:34 GMT

UNIT4 is vanaf het eerste moment betrokken geweest bij het overleg met de verschillende belanghebbende partijen, waaronder de Belastingdienst, het ministerie van Financiën, accountancy-organisaties en andere softwareleveranciers, over de aanpak van deze problematiek. Vandaag is wederom uitgebreid overleg gevoerd met de verschillende instanties.

Samengevat kunnen wij u de volgende update geven:

Aangifte blijven doen
DigiNotar-certificaten zijn uitgereikt aan de gebruikers die gegevens aanleveren aan de overheid, bijvoorbeeld voor de belastingaangifte. De overheid heeft vandaag geconstateerd dat er voor deze communicatie geen reden is de certificaten te wantrouwen en zal als ontvangende partij de identiteit die blijkt uit het DigiNotar certificaat dan ook blijven vertrouwen.

Om tot aangifte te komen dient er een beveiligde verbinding te worden gelegd. Voor het leggen van de verbinding tussen de client en de server van de overheid, bijvoorbeeld via smtp en https, worden andere certificaten gebruikt. Deze zijn bijvoorbeeld van Verisign en hier is geen beveiligingsprobleem mee.

Als gebruiker van UNIT4-software kunt u uw aangifte blijven uitvoeren op de gebruikelijke wijze.

Microsoft patch
Microsoft heeft besloten de DigiNotar-certificaten niet meer te vertrouwen. Dinsdagavond, 6 september, zal Microsoft een patch uitbrengen die er voor gaat zorgen dat de DigiNotar-certificaten binnen het Microsoft besturingssysteem en de internetbrowser als onbetrouwbaar worden bestempeld.

Indien u besluit deze patch te installeren, zal dit alleen effect hebben op uw Windows- en Explorer- omgeving. Voor de UNIT4-software die u voor de aangifte gebruikt voorzien wij op dit moment geen problemen.
U kunt na een correcte installatie van de patch aangifte blijven doen. Dit geldt voor zowel DigiPoort (BAPI), T@xConnector, Lopac als Easy T@x.

Meer informatie over de beschikbaarheid van de Microsoft patch vindt u op de site van Microsoft.

Indien u met behulp van de applicaties UNIT4 Audition en/of UNIT4 SBR gegevens aanbiedt aan uitvragende partijen als de KvK en/of banken bent u in het bezit van een PKI overheidscertificaat. Indien deze van DigiNotar is moet deze worden vervangen. Zie de berichtgevingen hierover op www.logius.nl

Uiteraard houden wij u via de gebruikelijke communicatiekanalen op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen.

UNIT4 software en DigiNotar-problematiek

Edwin — Tue, 06 Sep 2011 08:56:01 GMT

UNIT4 is vanaf het eerste moment betrokken geweest bij het overleg met de verschillende belanghebbende partijen, waaronder de Belastingdienst, het ministerie van Financiën, accountancy-organisaties en andere softwareleveranciers, over de aanpak van deze problematiek. Samengevat is dit de conclusie van het genoemde overleg:

Elektronische aangifte ondernemers
Naar aanleiding van de situatie rond de DigiNotar-beveiligingscertificaten is er intensief overleg gevoerd tussen de Belastingdienst, het ministerie van Financiën, VNO-NCW, MKB-Nederland, ICT~Office en diverse softwareleveranciers en belastingconsulenten. In het overleg is vastgesteld dat de systemen waarmee ondernemers direct of via hun intermediair aangifte doen ook in deze situatie kunnen blijven functioneren. Het systeem kent voldoende aanvullende waarborgen voor een veilige aangifte. Alle betrokken partijen zijn overeengekomen dat de situatie de komende tijd nauwgezet wordt gemonitord. Indien zich nieuwe ontwikkelingen voordoen, wordt in overleg met de betrokken partijen bepaald welke vervolgactie noodzakelijk is. Als zich onverhoopt toch vertragingen voordoen, dan zal de Belastingdienst hier coulant mee omgaan.

Voor het volledige bericht verwijzen we u naar de website van de Rijksoverheid.

Wat betekent dit voor u?
Klanten van UNIT4 die gebruikmaken van onze software voor het doen van elektronische aangifte (BAPI) of gebruikmaken van andere elektronische communicatie met de overheid, zoals DigiPoort, T@xConnector en Easy T@x, kunnen vooralsnog gebruik blijven maken van de huidige software en certificaten.

Op het moment dat deze situatie verandert, zullen wij u via deze site en onze selfservicesite informeren over de te nemen stappen.

Mocht u naar aanleiding van dit bericht vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met onze helpdesk op nummer 088-2472472

Van Wezel Accountants & Adviseurs laat ondernemer zelf boekhouden en vergroot daardoor toegevoegde waarde

Edwin — Mon, 04 Jul 2011 09:50:16 GMT

Ondernemers tussentijds cijfers aanbieden? Zonde van de tijd. Geef ondernemers zelf inzicht in de resultaten en laat ze zelf boekhouden, dan kan de accountant zich concentreren op advies. Willem Vriend, partner bij Van Wezel Accountants & Adviseurs, is zeer stellig. “Wij vinden dat de ondernemer zelf in control moet kunnen zijn. En dat kan alleen door goeie automatisering en een goede wederzijdse relatie.”

De automatiseringstrend bij Van Wezel Accountants & Adviseurs is begonnen in het jaar 2000. Toen werd het duidelijk dat de klant minder wilde betalen voor de administratieve dienstverlening. Er zaten destijds twaalf havoleerlingen puur de administratie in te kloppen. ‘Administratie moet de klant zelf kunnen’, was toen al de visie van Willem Vriend die de verpersoonlijking van het begrip ‘efficiency’ is. “Een aanbieder voor alle software is op termijn altijd beter, zeker in deze veranderende markt”, aldus Vriend. “Het gaat erom wie het beste georganiseerd is. Pakketten moeten met elkaar gegevens kunnen uitwisselen wil je echt efficiency bereiken.”

Van Wezel Accountants heeft door automatisering van de administratie de havisten bedankt voor hun inzet en gekwalificeerd personeel aangetrokken. Dat kon zich gaan toeleggen op de advieswerkzaamheden en de complexe administratietaken. En de ondernemer werd gestimuleerd om zelf zijn administratie bij te houden. Van Wezel helpt bij de automatisering hiervan via dochterbedrijf Multegra dat tevens reseller is van UNIT4-partner Unidis. Multegra adviseert cliënten onder meer om administratie met UNIT4 Multivers te doen. De Unidis-reseller doet de installatie van UNIT4 Multivers en leidt daarnaast assistenten bij Van Wezel op zodat zij als vaste aanspreekpunt de ondernemer kunnen helpen bij vragen over de software. Willem Vriend: “De toegevoegde waarde van UNIT4 Multivers is de zeer goede prijs kwaliteit. Uitwisseling van gegevens met UNIT4 Audition gaat prima en daardoor kunnen we snel werken. Ik zou het helemaal mooi vinden als UNIT4 Multivers straks ook kan communiceren met UNIT4 Fiscaal, dan kunnen we weer een stap overslaan, zeker bij ZZP-cliënten waar efficiency nog belangrijker is.”

Groei online boekhouden
Het aantal ondernemers dat online gaat boekhouden groeit gestaag, merkt Willem Vriend. Het zijn hoofdzakelijk startende bedrijven die ermee beginnen, maar het voordeel van UNIT4 Multivers is dat het ook makkelijk switchen is tussen online en lokaal boekhouden. Willem Vriend: “Laatst hadden we een ondernemer die met UNIT4 Multivers ging werken maar huiverig was de boekhouding zelf te doen. Wij hebben toen bij ons op kantoor een administratie opgezet en deze vervolgens overgezet op online waardoor de cliënt zelf zijn boekhouding kon doen. Daardoor had de ondernemer geen omkijken naar de opstart. Met mooie van online boekhouden is, dat je als accountant mee kunt kijken. Daardoor zijn fouten snel te corrigeren en is ook vaak duidelijk hoe de fout is ontstaan.”

Bespreken cijfers in januari
Volgens Willem Vriend zijn er accountants die de jaarrekening pas in het derde of vierde kwartaal doorspreken. De toegevoegde waarde is daardoor te verwaarlozen. Van Wezel Accountants & Adviseurs bespreekt de cijfers indien nodig in januari want dan kan de ondernemer nog goed zijn plannen bijstellen. “Nieuwe klanten zijn blij verrast als we in januari contact opnemen om het afgelopen jaar door te nemen”, zegt Willem Vriend. “Dat waren ze van hun vorige accountant niet gewend vanwege de ‘administratieve rompslomp’, krijg ik dan te horen. Ik vind echter dat het efficiencyprobleem bij mij moet liggen, niet bij de klant. We merken dat de klant het waardeert dat wij zijn begeleider zijn in plaats van zijn administrateur.”

Waar blijkt dat uit?
“Laatst sprak ik een ondernemer die bijna failliet ging. Hij maakt huisdecoraties. Hij is goed in zijn vak maar kan niet rekenen. Hij dacht dat hij door een prijsverhoging zijn klanten zou verliezen. Wij hebben scherp gekeken naar zijn inkoop en marges en hebben hem dringend aanbevolen om toch zijn prijzen aan te passen. Dit heeft hij gedaan; de klanten zijn niet weggelopen en de ondernemer runt nu een gezond bedrijf. Hij was zich niet bewust van de waarde van zijn eigen producten en door ons advies is hij dat nu wel.”

Klanttevredenheid is het fundament voor groei, zo luidt het adagium van Van Wezel Accountants & Adviseurs. Dit komt tot uiting doordat de 65 medewerkers hoogopgeleid zijn, permanent studeren, er gedaan wordt wat beloofd is en doordat de automatisering goed is. Het accountantskantoor uit Rijnsburg heeft als uitgangspunt dat de ondernemer zelf zijn administratie doet in plaats van een ordner met bonnetjes inlevert. “Door enkel de administratie te doen, creëer je als accountant geen toegevoegde waarde. Met UNIT4 Multivers is de administratie niet moeilijk en als de ondernemer niet kan boekhouden dan moet hij leren. Wij begeleiden hem erbij. En daardoor hebben we meer tijd over voor advies wat leidt tot meer klanttevredenheid.”

De meest recente automatiseringsslag die Van Wezel Accountants & Adviseurs heeft doorgevoerd, is de invoering van UNIT4 Document Manager. Deze oplossing heeft de opslag van documenten met de contentmanager vervangen. “We hebben nu alle documenten in één database gestopt. Vroeger hadden we er acht. Voor elk programma van UNIT4 1. Die hebben we dus samengevoegd. Was best eng om alle documenten in een database te stoppen maar dankzij de zoekmachine in de UNIT4 Document Manager kunnen we informatie razendsnel terugvinden. Als een klant belt met een vraag, dan hebben we direct zijn documenten paraat en kunnen hem snel helpen.”

Hoe ging de implementatie?
“De conversie ging prima. Binnen elke afdeling hebben we een specialist aangewezen die de implementatie ging trekken. Iemand die dit leuk vond om te doen. Meestal één van de jongere medewerkers. Daardoor is de implementatie snel en soepel verlopen. Het is voor het personeel wel even wennen dat informatie nu snel voor handen is maar het werkt erg efficiënt.”

Wat heeft de automatisering gebracht? “We groeien met circa 80 – 100 nieuwe klanten per jaar. We kunnen deze groei dankzij de automatisering met het zelfde aantal medewerkers aan.”

KBS Accountants gebruikt alle accountancysoftware van UNIT4

Edwin — Tue, 28 Jun 2011 14:13:39 GMT

KBS Accountants uit Geleen typeert zich als een ‘atypisch’ accountantskantoor: niet zo stijf maar laagdrempelig. Oprichters John Smeets (RA) en Richard Beckers (RA) zetten vol in op het wegautomatiseren van zo veel mogelijk administratieve werkzaamheden. Zo ontstaat meer ruimte om toegevoegde waarde in de vorm van advies te bieden. “Wij hebben veel profijt van de totaaloplossing van UNIT4.”

KBS Accountants (vijftien medewerkers) is in 1998 gestart. Het grootste project toen was de automatisering, want die moest op orde zijn om klanten goed te kunnen bedienen en de tarieven concurrerend te houden. Eerst is er gewerkt met spreadsheets, maar na een paar jaar werd UNIT4 Business Suite in gebruik genomen evenals UNIT4 Accounting voor de cliëntadministratie. Vooral de modules Relatiebeheer en Declaratie ervaren de oprichters van KBS als ‘zeer sterk’. “Facturen zijn snel te maken. Hierdoor merkten we direct een grote tijdwinst”, herinnert John Smeets zich. “Tegelijkertijd hadden we UNIT4 Audition voor de rapportage gekocht maar dit programma heeft drie jaar op de plank gelegen. Maar toen we de software in gebruik hadden genomen, ervoeren we echt de voordelen van de totaaloplossing van UNIT4. We hebben daarmee een goede basis gelegd.”

Persoonlijke benadering
En juist vanwege de solide basis kiezen ondernemers voor KBS Accountants. Nieuwe cliënten komen van grote(re) kantoren omdat ze een meer persoonlijke benadering willen. Of ze komen van een administratiekantoor dat niet kan voorzien in de behoefte aan strategisch bedrijfsadvies. “Veel nieuwe klanten geven aan dat hun jaarrekening te laat werd opgemaakt en dat advies over bepaalde zaken te kort schoot”, aldus Richard Beckers. “Ondernemers googlen ook als ze op zoek zijn naar informatie, dus nemen ze geen genoegen met een slap antwoord. Zo was er laatst een nieuwe klant die aangaf naar een nieuwe accountant te zoeken. Zijn huidige accountant gaf namelijk een compleet ander advies, dan hij via internet had gevonden. Het vertrouwen in dit advies trok hij daarom zwaar in twijfel. Wil je als accountant toegevoegde waarde blijven bieden dan moet je, naast een goede jaarrekening, toegevoegde waarde bieden zoals gedegen advies.”
Een totaaloplossing voor accountantskantoren is volgens KBS haast een voorwaarde om in het digitale tijdperk mee te kunnen. “Laatst sprak ik voor een due diligence onderzoek van een klant, de accountant van de andere partij”, vertelt John Smeets. “Hij gebruikte oplossingen van diverse leveranciers. Ik vroeg hem: is dat niet lastig om gegevens over te tikken en dus dubbel werk te doen? Hij antwoordde: ach, lastig is het wel, maar zolang de klanten betalen, vind ik het goed.”

Meer verwachten
Bij KBS Accountants zullen dit soort argumentaties nooit over de werkvloer gaan. Beide directeuren snappen dat door automatisering ook ondernemers bewust worden dat ze van hun accountant meer mogen verwachten dan administratieve dienstverlening. Een groeiend aantal wil de administratie zelf doen om meer inzicht te krijgen in de eigen administratie en KBS adviseert om daarvoor UNIT4 Multivers Online in te zetten. Ondernemers kunnen dit administratiepakket overal benaderen en hun accountant kan meekijken en desgewenst bijsturen. Zo wordt de foutkans geminimaliseerd. De ondernemer heeft realtime inzicht in zijn administratie en KBS Accountants is in staat om de administratie snel en zonder conversiefouten te verwerken tot jaarrekening.

In de korte tijd dat het Limburgse kantoor deze mogelijkheid biedt, zijn 26 ondernemers overgestapt op het online administratiepakket van UNIT4.

KBS zet stap voor stap in op digitaal samenwerken met de klant. Het kantoor gaat UNIT4 Documentmanager inzetten zodat documenten makkelijk zijn terug te vinden. Vervolgens gaan de Clientportalen in de lucht. “Ik ben erachter dat papier onhandig is, zegt Richard Beckers. “Vooral banken vragen veel informatie die we op papier hebben staan. Die scan ik dan en stuur deze digitaal naar de bank. Als we straks UNIT4 Documentmanager hebben ingericht hebben we alle informatie per klant direct digitaal beschikbaar en kunnen deze dan eenvoudig verstrekken aan de bank.”

Extra adviesdienst
Om goede volgende stap op weg naar digitale samenwerking met de cliënt te maken wil KBS een extra adviesdienst ontwikkelen. Momenteel besteedt KBS 50 procent van de tijd aan advies over ondermeer bedrijfsovernames, fusies en financieringsaanvragen. Smeets en Beckers denken aan rating. Smeets: “Als je de jaarrekening als vertrekpunt neemt dan kan je goed beoordelen hoe de ondernemer er bij staat en kom je in gesprek met de ondernemer. Daarnaast willen we de klanten toekomstgerichte informatie bieden. We kijken daarom met belangstelling naar de nieuwe prognosesoftware van UNIT4. “
“Wij kunnen ons vrij snel de nieuwe rol van adviseur aanmeten omdat de basis, de automatisering van veel handmatig werk dankzij de totaaloplossing van UNIT4, goed staat”, besluit Beckers.

Punctua & Partners verandert door automatisering van administratiewerk

Edwin — Fri, 17 Jun 2011 10:36:47 GMT

Steeds meer ondernemers willen zelf boekhouden. Deze ontwikkeling vergt nog al wat van accountantskantoor Punctua & Partners uit Amstenrade. Daar waar medewerkers voornamelijk boekhoudkundige werkzaamheden hebben verricht, moeten zij nu transformeren naar een meer adviserende rol. Dit is een pittig veranderingstraject maar de automatisering van administratieve werkzaamheden is niet meer te stoppen.

Punctua & Partners is 29 jaar geleden opgericht. Het is een degelijk Limburgs accountantskantoor waar vele mkb- ondernemers, met de nadruk op de ‘k’, hun administratie aan toevertrouwen. Het kantoor is in die jaren meegegaan met de ontwikkelingen op ict-gebied om de werkzaamheden te stroomlijnen. Zeven jaar geleden zijn de rapportagetool UNIT4 Audition, het administratiepakket UNIT4 Accounting en UNIT4 Fiscaal in gebruik genomen. Door gebruik van de nieuwe software merkte Punctua & Partners dat de administratie en samenstelwerkzaamheden een stuk sneller gingen. Het beheer van de gegevens van de relaties, met o.a. het opmaken van de declaraties, heeft een efficiencyslag gekregen door UNIT4 Business Suite. Doordat de software goed met elkaar samenwerkt, is het vijftien medewerkers tellende kantoor overtuigd geraakt van de kracht van een totaaloplossing.

Frisse wind
Recent heeft een gedeelte van de oude directie van Punctua & Partners een stap terug gedaan en vormen Bram Schloesser, Leon Ruyters en Ralph van den Berg de nieuwe dagelijkse leiding over de administratieve tak. Zij willen een frisse wind laten waaien en verwachten een nog meer proactieve houding van hun medewerkers. Niet enkel opdrachten uitvoeren maar naar aanleiding van contacten met ondernemers kansen zien voor meer diensten. “Dit is een ingrijpende verandering en niet voor iedereen even makkelijk omdat veel medewerkers al jarenlang een bepaalde manier van werken gewend zijn”, zegt Ralph van den Berg. “Maar we merken nu al veranderingen in het gedrag van onze medewerkers. Zij snappen dat het ‘tokkelwerk’ eruit gaat.”

Meedenken
Sinds begin 2011 biedt Punctua & Partners UNIT4 Multivers Online aan dat het ‘tokkelwerk’ snel kan verminderen. “Wij merken dat steeds meer ondernemers zelf de administratie willen doen omdat ze dagelijks inzicht willen in hun financiële bedrijfsvoering”, vertelt Bram Schloesser. “Ze verlangen van ons dat wij steeds meer meedenken in plaats van pure administratieve ondersteuning bieden. Omdat we werken met software van UNIT4, adviseren we ondernemers om de boekhouding met UNIT4 Multivers te doen. We kunnen zo snel de administratie verwerken tot de uiteindelijke rapportage.”

Foutkans weggenomen
“Het mooie aan UNIT4 Multivers Online is, dat we mee kunnen kijken met de ondernemer en zo administratieve fouten in een vroeg stadium kunnen ontdekken”, vervolgt Ralph van den Berg. “Bovendien hoeven onze medewerkers niets meer over te tikken en daardoor kan de administratie nog sneller en wordt de foutkans als gevolg van verkeerd overtypen weggenomen.”

Toekomstvoorspelling
De vrijgekomen tijd als gevolg van de efficiencyslag besteedt Punctua & Partners aan bedrijfsadvies. Zo hebben ondernemers meer dan ooit behoefte aan een stukje toekomstvoorspelling, maar ook aan hulp bij financieringsaanvragen. Daarnaast helpt het Limburgse kantoor cliënten met het maximale uit fiscale regelingen en andere subsidies te halen. En dankzij UNIT4 Multivers Online waardoor het administratiewerk vermindert en toch de grip vergroot, is hiervoor steeds meer ruimte beschikbaar. De werknemers van Punctua & Partners beseffen dat hun rol verandert naar die van adviseur. Ook al is het wennen, de wil is er om de cliënten meer toegevoegde waarde te bieden. “Want”, zo stellen Schloesser en Van den Berg. “Wij moeten de klant verrassen en niet ons laten verrassen door de klant. Als accountantskantoor krijgen wij dankzij goede automatisering steeds meer de rol van huisarts in plaats van administrateur.”

Administratie- en Adviesbureau De Witte neemt met haar klanten voor 100% deel aan Horizontaal Toezicht

Edwin — Thu, 19 May 2011 11:53:20 GMT

“Administratie- en Adviesbureau De Witte uit Barneveld neemt met haar klanten voor honderd procent deel aan Horizontaal Toezicht met de Belastingdienst. Hierdoor krijgen de deelnemende ondernemers snel na het indienen van de fiscale aangiften hun definitieve aanslag aangezien afstemming met de belastingdienst vooraf is geregeld. Bovendien hebben de banken meer zekerheid over de rapportage bij het verstrekken van een financiering als kantoren deelnemen aan Horizontaal Toezicht. Bovendien adviseren ze zelfs starters om met Adminsitratie- en Adviesbureau De Witte in zee te gaan. Het kleine kantoor (drie medewerkers) heeft deze status verkregen door strakke werkafspraken met de ondernemer. Het zelf boekhouden met UNIT4 Multivers Online is er één van.

Toen Wilma de Witte in 2004 met haar kantoor begon, was haar uitgangspunt dat de ondernemer zo veel mogelijk zelf zijn administratie zou moeten kunnen doen. Op deze manier hebben ze zelf meer inzicht in hun bedrijf en heeft De Witte meer tijd voor adviserend werk waar ondernemers echt wat aan hebben. Ze ging cliënten zelf opleiden in boekhouden zodat ze hen goed kon begeleiden in de bedrijfsvoering. De Witte: “Collega kantoren uit het land noemden dit broodroof aangezien de administratie de taak is van een administratiekantoor. “Tot mijn verbazing las ik laatst in de Barneveldse Krant een artikel over een accountantskantoor dat ook ondernemers gaat begeleiden in het gebruik van online boekhoudsoftware”, zegt Wilma de Witte. “Ik was in 2004 dus mijn tijd ver vooruit.”

Strak
Het adviseren van ondernemers in hun bedrijfsvoering is haar passie en zeker als ze handelen naar het gegeven advies. Daarom heeft Wilma de Witte de administratie strak geregeld en adviseert ze ondernemers om zelf de boekhouding te verwerken met behulp van UNIT4 Multivers Online. Het voordeel is dat De Witte online mee kan kijken in de administratie van de klant en in staat is bij te sturen indien noodzakelijk. Bovendien kan de jaarrekening zo snel opgemaakt worden. “Doordat ik deelneem aan het convenant Horizontaal Toezicht tussen NOAB en de Belastingdienst is de kwaliteit van mijn werk verbeterd en heb ik meer tijd voor advieswerk”, zegt De Witte, die tevens bestuurslid bij NOAB is. “Doordat ik ook de operationele kant van de administratie beheers, weet ik precies wat ondernemers lastig vinden aan het zelf doen van hun boekhouding. Ik geef hen praktische tips zodat ze voortvarend aan de slag kunnen. En hebben ze vragen, dan staat de deur altijd voor ze open.”

Vakantie
“Ik weet nog wel mijn eerste klant”, vervolgt De Witte. “Die kwam bij me omdat hij zijn onderneming niet langer vond passen bij zijn huidige accountantskantoor. Hij zei dat de accountant, tijdens bespreking van de jaarrekening, breeduit zijn vakantie doorsprak maar die uren ook in rekening bracht. De ondernemer verbaasde zich erover dat ik vrijwel direct aan de slag ging met zijn administratie en over mijn manier van werken. Na dit eerste gesprek had hij één klacht. Hij vroeg zich af waarom ik niet een jaar eerder was begonnen, dan had hij direct klant kunnen worden.”

Verplicht
98 procent van de klanten van Administratie- en Adviesbureau De Witte doet zijn administratie via UNIT4 Multivers Online. Indien ondernemers klant van De Witte wil worden is de voorwaarde om met het online administratiepakket van UNIT4 te werken. “UNIT4 Multivers Online is een pakket dat met de gemiddelde levensduur van de onderneming mee gaat”, stelt De Witte. “Als iedere klant met hetzelfde pakket de boekhouding doet, kan ik vragen snel beantwoorden en effectief ingrijpen bij eventuele problemen. Bovendien kan ik ondernemers makkelijk wegwijs maken in de software.”

Waarom het administratiepakket van UNIT4?
“UNIT4 Multivers Online is zeer gebruiksvriendelijk, stabiel en groeit met de ondernemer mee. Voor nieuwe klanten maak ik een standaard administratie aan en voorzie deze van zijn huisstijl. Dit gaat in UNIT4 Multivers snel en eenvoudig. De klant nodig ik vervolgens uit om hier op kantoor het pakket te leren gebruiken. Klanten adviseer ik volgens mijn uniforme methode te werken. Zo kan ik de kosten van de jaarrekening voor de ondernemer laag houden. In het begin heb ik als kantoor de fout gemaakt om voor kleine ondernemers, uit kostenoverweging, een administratie in Excel beschikbaar te stellen. Naarmate het bedrijf groeit, wordt de administratie echter steeds uitgebreider en met een spreadsheet niet meer te behappen. Bovendien is boekhouden in Excel foutgevoelig. UNIT4 Multivers is dit niet, zeker omdat ik kan meekijken”

Explosieve groei
Monique Laanstra, mede eigenaar van Dit’s Media en klant bij Administratie- en Adviesbureau De Witte, is samen met haar man in 2006 begonnen op de zolderkamer met haar ICT-Projecten - en webhostingbureau. Het bedrijf is in vier jaar tijd explosief gegroeid. De administratie is gestart in Excel maar werd door de groei en door invoering van abonnementen zo omvangrijk dat deze in 2008 is overgezet in UNIT4 Multivers Online. “We werken er vanaf 2008 mee. Dankzij Wilma leer ik steeds meer mogelijkheden kennen. Ik maak nu bijvoorbeeld gebruik van de module Telebankieren. Daarmee werken, scheelt veel tijd omdat je de bankmutaties direct in UNIT4 Multivers kunt inlezen”, zegt Laanstra. “Ook de abonnementenmodule is van grote toegevoegde waarde al kost het wel inspanning om deze goed in te zetten vanwege de vele mogelijkheden en complexiteit. Het is prettig werken met UNIT4 Multivers. Ik moest me er wel toe zetten want ik heb niet zoveel met administratie. Ik kom voorlopig wekelijks hier om de boekhouding in UNIT4 Multivers te verwerken. Door de begeleiding van Wilma kom ik er steeds beter in en ik merk dat de software onze bedrijfsvoering echt ondersteunt.”

Wat vind je ervan dat je meedoet aan Horizontaal Toezicht?
“Daar merken we niets van. Doordat Wilma duidelijk is, hebben we een goed inzicht in ons bedrijf en dat is van grote waarde.”
“Horizontaal Toezicht is echt ideaal voor kleine bedrijven”, vervolgt Wilma de Witte. “Om een voorbeeld te geven: op 15 juni vorig jaar zijn een aantal aanslagen voorlopig vastgesteld en op 15 september waren deze definitief. Dat is echt zeer uniek en een teken van vertrouwen van de fiscus in Horizontaal Toezicht. Door deel te nemen aan Horizontaal Toezicht verbetert de kwaliteit van het administratieve proces en UNIT4 Multivers Online is een prima hulpmiddel om deze gewenste kwaliteit te realiseren.”

1000e volger voor UNIT4 Multivers Twitter

Edwin — Mon, 09 May 2011 11:51:24 GMT

@henryvanhattem was deze 1000e volger. Hij werkt bij Visser & Visser Accountants en Belastingadviseurs.

UNIT4 Multivers Twitter
Op het UNIT4 Multivers Twitteraccount vindt u niet alleen het laatste nieuws over onze producten, maar ook allerlei overig MKB-gerelateerd nieuws. Wilt u ook op de hoogte blijven, volg ons op @Multivers.

Bouwcombinatie Goessens zet UNIT4 Multivers in voor financiële en projectadministratie

Edwin — Fri, 06 May 2011 11:03:14 GMT

In economisch slechte tijden komen veel bouwprojecten stil te liggen of worden afgeblazen. Het is de kunst om ook in mindere periodes geld te blijven verdienen. Bouwcombinatie Goessens voelt ook de gevolgen van de crisis maar heeft het geluk dat tachtig procent van de werkzaamheden van woningcorporaties komt. Het onderhoud van huurwoningen is een continu proces, maar toch moet het bedrijf alle zeilen bij zetten om gezond te blijven. Het is juist in deze tijd zaak om flexibel te kunnen opereren om kansen in de markt met beide handen aan te grijpen. Goede informatievoorziening en een deugdelijke administratie is daarbij essentieel. UNIT4 Multivers ondersteunt hierin.

Bouwcombinatie Goessens is een familiebedrijf uit het Limburgse Schinnen dat is opgericht in 1972. Het richt zich hoofdzakelijk op renovatie en restauratie van woningen en gebouwen in Zuid-Limburg. Opdrachtgevers zijn voornamelijk organisaties uit de semioverheid zoals woningstichtingen en scholen. Kenmerkend voor de wensen van de klant is een gewenste flexibele houding. Is er iets mis met een huurwoning dan moet er snel iemand ter plaatse zijn die het probleem oplost. Goessens kan in deze behoefte voorzien gezien de trouwe klantenschare. Hoewel het aantal klanten is gestabiliseerd, is de omzet dankzij specialisatie wel toegenomen. Ook een verbeterde informatievoorziening: inzicht in de projecten heeft hieraan bijgedragen.

Geïntegreerd beeld
Tot eind 2008 werkte Bouwcombinatie Goessens met drie verschillende systemen voor de boekhouding, projecten en urenregistratie. Hoewel deze pakketten afzonderlijk prima functioneerden, was het lastig om een geïntegreerd beeld van de organisatie te krijgen .Het was de accountant van Kallen Raeven die directeur Raymond Goessens voorstelde om over te gaan op een nieuw pakket dat alle drie de systemen kon vervangen. “November 2008 stelde onze accountant voor om met UNIT4 Multivers te werken”, zegt Raymond Goessens. “Hij heeft er goede ervaringen mee en wij zouden er behalve de financiële administratie ook prima onze projectadministratie mee kunnen draaien.”

Ondanks dat de keuze voor UNIT4 Multivers laat in het jaar viel, was het wel noodzakelijk dat de software per 1 januari 2009 in gebruik kon worden genomen. “Dit is gelukt”, zegt Goessens. Op 1 januari is gestart met de facturatie via UNIT4 Multivers en gedurende dat jaar heeft Goessens ook de financiële en projectadministratie in gebruik genomen. De accountant kan meekijken in de administratie en bijsturen indien noodzakelijk. De administratie van Bouwcombinatie Goessens is opgedeeld in vele projecten. Elke klus - vanaf het aannemen van de telefoon tot de facturatie - vormt een apart project. Dankzij de integratie met andere administraties van Goessens in UNIT4 Multivers is er eenvoudig inzicht te verkrijgen in de totale bedrijfsvoering. Raymond Goessens is erg te spreken over het gebruiksgemak van UNIT4 Multivers. “We hebben het programma onder de knie gekregen zonder een cursus te hebben gevolgd. Onze accountant was verbaasd over hoe wij het pakket inzetten. Speciaal voor ons bedrijf hebben de medewerkers van Kallen Raeven een cursus voor de projectenmodule gevolgd. Wij hebben deze module onszelf eigen gemaakt. Dat zegt veel over het gebruiksgemak van UNIT4 Multivers.”

Ook de stabiliteit van het pakket is goed, zo is de ervaring van de bouwdirecteur. Als er problemen ontstaan met UNIT4 Multivers kunnen deze snel worden opgelost door een beroep te doen op de helpdesk. “Door gebruik van UNIT4 Multivers hebben we zelfs een halve FTE kunnen besparen.”

De directeur van het Limburgse bouwbedrijf kan nog meer uit UNIT4 Multivers halen. Raymond Goessens bekijkt ondermeer de management assistent en de relatiebeheer module. “Het is zaak om continu in gesprek met je klanten te blijven om ook in deze tijd zaken te kunnen doen. Dit doen we nu nog traditioneel per telefoon, maar wellicht kan de relatiebeheer module ons hierin voorzien. De management assistent kan misschien de gele post-it briefjes vervangen die we nu op de dossiers plakken. Dit gaat onze implementatiepartner ACA allemaal uitleggen. Wie weet wat we binnenkort nog meer gaan automatiseren.”

UNIT4 ondertekent intentieverklaring ‘Het betrouwbare afrekensysteem’

Edwin — Fri, 22 Apr 2011 10:01:42 GMT

Dit keurmerk zal garant staan voor het feit dat de leverancier waarborgt dat het binnen de software niet mogelijk is om ‘af te romen’. Tevens geeft UNIT4 met deze ondertekening aan dat ze met UNIT4 Multivers Kassa graag acteert volgens de regels en normen van de Belastingdienst. Het feit dat de Belastingdienst toezicht houdt op, en samenwerkt met een selectie leveranciers van kassa-software versterkt dit geheel.

Directeur- Generaal Peter Veld van de Belastingdienst is blij dat de branche een keurmerk voor eerlijke afrekensystemen ontwikkelt : “Daarmee wordt het voor ondernemers makkelijker om voor een kassa te kiezen die geen omzet voor de Belastingdienst verborgen houdt.” Dhr. Veld ondertekende de intentieverklaring namens de Belastingdienst.

Meer informatie vindt u op www.keurmerkafrekensystemen.nl

Kerken lopen warm voor online boekhouden

Edwin — Mon, 07 Mar 2011 11:31:26 GMT

Ruim dertig van de vierhonderd kerken die zijn aangesloten bij Kantoor der Kerkelijke Administraties (KKA) doen zelf hun administratie via internet met behulp van UNIT4 Multivers Online. De ervaringen met de administratiesoftware zijn positief al is van een massale overstap nog geen sprake. Toch verwacht KKA dat het aantal kerken dat online gaat boekhouden een vlucht gaat nemen het komende jaar omdat de koudwatervrees voor administreren via internet begint af te nemen.

KKA biedt zijn vierhonderd leden sinds 1 januari 2009 aan om de administratie via internet te doen met de software van UNIT4. Hierdoor kunnen kerken efficiënter werken en hebben ze meer controle over de inkomsten en uitgaven. Het initiatief werd enthousiast ontvangen al stapten leden niet massaal over op online administratie, vanwege de onbekendheid met internetboekhouden. De laatste maanden neemt het aantal kerken dat via internet gaat boekhouden flink toe. Dit komt mede door een nog actievere benadering vanuit KKA om leden warm te maken voor online administratie.

KKA verzorgt via vier regiokantoren de administratie van de aangesloten kerken. Van oudsher geven kerken periodiek de inkomsten en uitgaven door en het administratiekantoor zorgt voor de boekhouding. Door gebruik van het online boekhoudprogramma kunnen kerken zelf eenvoudig de complete administratie doen in een korter tijdsbestek dan de via de traditionele manier, zo ervaren de leden die reeds boekhouden via internet.

Fred Loos, sales- en marketingmanager MKB bij UNIT4. “Online administratieve dienstverlening was nieuw voor KKA. Wij hebben stap voor stap uitgelegd wat er bij komt kijken en hebben het enthousiasme zien groeien binnen het administratiekantoor maar ook bij de kerken zelf. Wij verwachten dat online boekhouden dit jaar definitief gaat doorbreken bij kerken.”

Henk Wobben, directeur van KKA: “Toen we twee jaar geleden begonnen met het aanbieden van UNIT4 Multivers Online waren we er al zeer enthousiast over, maar wisten we dat onze leden niet massaal zouden overstappen. Het is toch het onbekende ondanks de grote besparingen die online boekhouden kan opleveren voor onze leden. Bovendien is overstappen op het online administratiepakket van UNIT4 snel geregeld. We hebben onze inspanningen opgevoerd en zien dat terug in een groeiend aantal leden dat online gaat boekhouden met UNIT4 Multivers.”

Koppeling UNIT4 Multivers Online en ABN AMRO boekhouden

Edwin — Mon, 28 Feb 2011 10:36:22 GMT

Eenmalig de koppeling bij ABN AMRO aanvragen, en ondernemers hoeven bij- en afschrijvingen niet meer handmatig in te voeren: deze worden vervolgens dagelijks automatisch in de boekhouding verwerkt.

De online oplossing van het administratiesoftwarepakket van UNIT4 is door de koppeling met ABN AMRO een volledig alternatief voor MKB’ers die de voorkeur geven aan een online administratie en boekhouding.

“Internetbankieren is niet meer weg te denken uit boekhoudingen en daarom is de koppeling tussen UNIT4 Multivers Online en ABN AMRO een vanzelfsprekende en noodzakelijke stap voor ons product“, aldus Fred Loos, Sales en Marketing Manager MKB bij UNIT4.

UNIT4 Multivers Online is de internetvariant van UNIT4 Multivers, de boekhoudsoftware die speciaal is ontwikkeld voor het MKB.

Kwart MKB-bedrijven ligt plat bij uitval ict

Edwin — Mon, 14 Feb 2011 12:04:21 GMT

Het merendeel (62%) van het midden- en kleinbedrijf in Nederland is nog niet optimaal geautomatiseerd. Bijna de helft van de MKB’ers (46%) verwacht wel dat het belang van ict voor hun organisatie in de toekomst zal toenemen. Dat blijkt uit onderzoek van UNIT4 onder 1.000 willekeurige MKB’ers in Nederland.
Een kwart van de ondervraagden geeft aan dat als de ict binnen het bedrijf uitvalt, de business ook helemaal plat ligt. Daartegenover staat dat 39 procent vindt dat ict vooral een ondersteunde rol vervult voor hun organisatie, er wordt door 28 procent ook alleen in ict geïnvesteerd als dit bijdraagt aan de core business of als ict voor kostenbesparing kan zorgen.

Het grootste probleem voor het gebruik van ict in het midden- en kleinbedrijf in Nederland is het gebrek aan kennis of kunde. Zo blijkt dat 28 procent vooral het gebrek aan benodigde kennis als grootste struikelblok ziet. Ook de gebruiksvriendelijkheid is een probleem voor veel MKB’ers, 23 procent geeft aan dat dit een beperkende factor is voor het gebruik van ict.

Fred Loos, Sales en Marketing Manager MKB bij UNIT4: “De resultaten van dit onderzoek onderstrepen dat niet alleen grote organisaties tegenwoordig afhankelijk zijn van hun geautomatiseerde processen, maar dat dit ook een dagelijkse zorg is voor het midden- en kleinbedrijf. Voor ons is dit in ieder geval een bevestiging dat we op de goede weg zijn met het ontwikkelen van UNIT4 Multivers: praktijkgerichte bedrijfssoftware voor het MKB. Om veranderingen binnen organisaties of hele branches op te kunnen vangen werken we nauw samen met klanten, accountants en brancheverenigingen. Deze resultaten zijn voor ons ook een wijze les, waarop we onze dienstverlening verder kunnen optimaliseren voor het MKB.”

Seminar: Unieke analysemogelijkheden voor UNIT4 Multivers Extended

Edwin — Fri, 04 Feb 2011 12:20:04 GMT

Meer dan ooit vraagt het werken in de handel om aanpassingsvermogen. Om dit te realiseren, is het cruciaal om op ieder moment snel, eenvoudig en kosteneffectief over de juiste informatie te beschikken. U kunt dit nu bereiken door naast UNIT4 Multivers Extended gebruik te maken van Qlikview.

Wilt u hier meer over weten, zet dan 15 maart a.s. van 10.00 uur tot 12.00 uur in uw agenda en meld u aan. Op deze ochtend willen wij u kennis laten maken met de krachtigste analyse en rapportagetool ooit.

Locatie:
Hoofdkantoor UNIT4
Stationspark 1000
3364 DA Sliedrecht

Misschien wilt u zich alvast verdiepen in de mogelijkheden? Download dan onderstaande flyer en het compleet werkend dashboard.

Flyer UNIT4 Multivers Extended en Qlikview

Qlikview Dashboard (.ZIP bestand)

Nieuwe versie UNIT4 Multivers Extended gelanceerd

Edwin — Tue, 01 Feb 2011 15:45:33 GMT

Het betreft de volgende UNIT4 Multivers Extended producten :

- UNIT4 Multivers Extended versie 3.9
- UNIT4 Multivers Extended CRM versie 3.4
- UNIT4 Multivers Extended Websolutions versie 3.4

Onderstaand een kleine greep uit de nieuwe functionaliteit:

Interfiliaal (Nieuwe module): Financiële aansluiting per filiaal
Web Solutions centrale inkoop (Nieuwe module): Meerdere winkelmandjes per account. Accountrollen in de vorm van ‘engineer’ en ‘inkoper’
Zoekprofielen: Flexibel in te richten zoekschermen, waarmee bijvoorbeeld voorraden, prijzen, etc in het zoekresultaat opgenomen kan worden.
Schaalbare schermen, die per gebruiker onthouden blijven
Ondersteuning xls-output via module Electronic Output
Ondersteuning html-output voor html-embedded mailtjes via module Electronic Output
Grensbedragen per bank kunnen instellen om betaalbatches te splitsen (verlaging bancaire transactiekosten)
Openstaande retouren kunnen uitsluiten van facturatie
Default informatieprofiel nu door gebruiker instelbaar; wordt altijd als eerste opgestart bij openen van kaart
Incrementeel gegevens laden in een informatieprofiel door middel van scroll balk en pagedown
Nieuwe kortingsstructuur; Kortingsmatrix
Vanuit onderhoud debiteur / klantkaart; doorzoomen (ga naar) naar afleverschema
Adresnotities nu aangesloten op éénmalige adressen (bijv. voor 06-nummers van ontvanger / opzichter, etc)
Volgorde menu’s nu instelbaar per gebruiker
Producten zoeken op zoeksleutels: Het venster ‘Zoeksleutels’ is eigenlijk één groot tekstveld, waarin zoeksleutels voor het product kunnen worden vastgelegd. Er gelden geen restricties voor het vastleggen van zoeksleutels, maximaal kunnen 4000 karakters worden gebruikt voor het vastleggen van zoeksleutel.
Sjabloonproducten: Producten koppelen aan productgroepen. Bij aanmaken van product en na selectie van productgroep worden de gegevens direct voorgezet (default) in de wizard en bij eenmalige producten.
Versneld inloggen / switchen tussen administraties en/of vestigingen: Openstaande schermen worden automatisch gesloten
Meer dan 800 verbeteringen doorgevoerd.

Tips & trucs UNIT4 Multivers PaperLess

Edwin — Tue, 01 Feb 2011 10:33:56 GMT

Documentstroom automatisch vinden via factuurherkenning
Het is in UNIT4 Multivers PaperLess standaard mogelijk om, wanneer u met de documentstroom werkt, de ontvanger te vinden als deze al op de factuur staat. Wanneer u in de bovenste boekingsregel het veld ‘Ontvanger’ toevoegt met ‘<CTRL> + <U>’, kunt u met een alias of sjabloon de ontvanger op de factuur laten herkennen. Staat hier bijv. ‘Ter attentie van: Administratie’ en ‘Administratie’ is bij u aangemaakt als UNIT4 Multivers PaperLess-gebruiker, dan zult u deze automatisch vinden op basis van de alias ‘Ter attentie van’. Een naam of deel van de naam van de ontvanger is al voldoende om de juiste UNIT4 Multivers PaperLess-gebruiker te selecteren.

De documentstroom kunt u vervolgens automatisch activeren wanneer u de optie ‘Gebruikersinstellingen | Documentstroom | Automatische activering documentstroom na factuurherkenning’ aanvinkt.

Met deze werkwijze bespaart u dus weer enkele handmatige handelingen die door UNIT4 Multivers PaperLess automatisch voor u uitvoert.

XML-facturen inlezen via UNIT4 Multivers PaperLess
Een functie die ook standaard in UNIT4 Multivers PaperLess aanwezig is, is het inlezen, herkennen en doorboeken van XML-facturen. Net als bij reguliere facturen kunt u ook voor XML-facturen aliassen instellen. Deze XML-aliassen worden automatisch gescheiden van uw standaard aliassen en daarom vastgelegd in een separaat alias-woordenboek. De zogenaamde ‘tag’ binnen een XML-factuur dient dan als alias. Let wel op dat meerdere factuurregels niet herkend kunnen worden uit een XML-factuur en dat de opmaak is zoals de XML-factuur wordt aangeleverd.

Automatisch vullen veld ‘Betalingskenmerk’
In UNIT4 Multivers PaperLess wordt het veld ‘Betalingskenmerk’ automatisch gevuld met de waarde uit het veld ‘Referentie (document)’ als het veld ‘Betalingskenmerk’ leeg gelaten wordt. UNIT4 Multivers PaperLess repliceert dus de waarde automatisch, tenzij u ervoor kiest een ander betalingskenmerk te gebruiken/in te vullen.

Rechtengroep ‘Basisgebruiker'
De rechtengroep ‘Basisgebruiker’ zorgt ervoor dat uw medewerkers enkel de door henzelf goedgekeurde facturen kunnen bekijken in het boekhoudarchief. Hierdoor zijn alle overige facturen dus afgeschermd en niet zichtbaar voor deze gebruiker.

Facturen/Documenten als TIF- of PDF-bestand inlezen
Probeer ten allen tijde de facturen/documenten als TIF-bestand aan te leveren aan UNIT4 Multivers PaperLess. Het is uiteraard mogelijk een PDF-bestand in te lezen. UNIT4 Multivers PaperLess converteert deze automatisch TIF-formaat. Deze conversie zal echter altijd een licht kwaliteitsverlies met zich meebrengen, Daarom heeft TIF altijd de voorkeur omdat dit formaat zorgt voor een betere kwaliteit en dus een hogere mate van herkenning.

Facturen/Documenten scannen op 300 DPI
Probeer de facturen/documenten van UNIT4 Multivers PaperLess altijd, indien mogelijk, in het volgende formaat aan te leveren: gescand op 300 DPI (geen 600 DPI want ‘meer’ is in dit geval niet ‘beter’), zwart/wit (niet op ‘grijswaarden’) en dus ook als TIF.

Gratis en vrijblijvend UNIT4 Multivers Online proberen?

admin — Thu, 16 Dec 2010 00:00:00 GMT

U kunt dus meteen aan de slag. Zo bepaalt u zelf wanneer u alle voordelen van UNIT4 Multivers Online ontdekt. 30 dagen gratis. Geheel vrijblijvend en zonder verplichtingen!

Met het starten van de proefversie ontvangt u direct uw inloggegevens waarna u meteen aan de slag kunt. U kunt gelijk starten met de reeds ingerichte administratie van een demobedrijf, maar ook kunt u zelf de gewenste administratie aanmaken. Om u verder op weg te helpen ontvangt u regelmatig een nieuwsbrief met hierin een instructievideo hoe u alle mogelijkheden van UNIT4 Multivers Online kunt benutten. Per nieuwsbrief wordt een bepaald onderdeel behandeld. Na de 30 dagen gratis proefversie hebt u zo een goed beeld van UNIT4 Multivers gekregen en kunt u eventueel daadwerkelijk met de door u opgebouwde administratie verder werken.

Meld u nu aan

UNIT4 ondersteunt startende bedrijven

Edwin — Mon, 13 Dec 2010 08:33:01 GMT

Bedrijfssoftwareleverancier UNIT4 is één van de initiatiefnemers van het DrechtstedenAkkoord. Dit akkoord, dat vrijdag 10 december werd ondertekend, heeft als doel ondernemers in de Drechtsteden bij te staan tijdens de start van hun onderneming en in de fases daarna. Andere initiatiefnemers zijn PwC, Rabobank Drechtsteden, Ten Holter Advocaten, Da Vinci College, Kamer van Koophandel Rotterdam en Omstreken, Wididi en de Gemeente Dordrecht.

Het akkoord is op 10 december ondertekend, voorafgaand aan de opening van het Microfinancierings-ondernemerspunt (MF-ondernemerspunt) in Dordrecht, door Prinses Máxima. Het MF-ondernemerspunt is bedoeld voor mensen in Nederland met goede ondernemersplannen, die hulp nodig hebben bij de uitwerking van hun plannen of niet terecht kunnen bij een bank. Met coaching en krediet krijgen zij de kans hun plannen tot werkelijkheid te maken.

Fred Loos, Sales & Marketing Manager bij UNIT4: “UNIT4 heeft zich al langer als doel gesteld startende bedrijven te ondersteunen in hun eerste jaar. Deze bedrijven kunnen een jaar lang gratis gebruikmaken van de administratieve software UNIT4 Multivers, inclusief training en support. In deze gedachte - het helpen van bedrijven - past het DrechtstedenAkkoord uitstekend. De ondersteuning gaat verder dan het alleen beschikbaar stellen van de software; ondernemers kunnen ook bij ons terecht voor allerlei inhoudelijke vragen over de boekhouding. Door de specifieke kennis van de markt en de inhoudelijke kennis van het voeren van een administratie fungeert UNIT4 als een kenniscentrum.”

Uw salarisverwerking met UNIT4 Multivers Salaris

Edwin — Mon, 06 Dec 2010 09:41:06 GMT

Nu bent u als ondernemer niet altijd direct een salarisadministrateur. Veel MKB ondernemingen kiezen ervoor de salarisadministratie uit te besteden aan een loonbureau of aan de accountant.

Maar is dit wel de meest ideale situatie voor u?
Ook bij het uitbesteden verricht u zelf al 75 tot 80% van het hele salarisverwerkingsproces! Denkt u hierbij bijvoorbeeld eens aan de mutaties die u moet aanleveren, het aan- of afmelden van een medewerker, de mutaties voor overwerk, declaraties, boetes etc.. Of aan het controleren en versturen van de salarisstroken. Nog een mutatie vergeten? Dan begint de hele cyclus nog eens opnieuw !

Herkent u dit?
Met een eenvoudige oplossing voor de salarisverwerking van UNIT4 kunt u het hele proces in eigen hand houden, en bent u flexibel en kunt u flink op kosten besparen.

Uit de praktijk blijkt dat inmiddels vele UNIT4 Multivers gebruikers ook de eigen salarisverwerking zijn gaan doen met UNIT4 Multivers Salaris. Deze oplossing blijkt prima inzetbaar binnen het MKB!

Voor de kleinere MKB-ers (tot ongeveer 15 werknemer) is Outsourcing een perfecte oplossing. Hierbij levert u de mutaties aan, net zoals u nu al doet. UNIT4 verwerkt de gegevens vervolgens voor u tegen een aantrekkelijk tarief.

Voor de middelgrote MKB-er met tussen de 15 en ca. 40 werknemers is de ASP oplossing een uitkomst. Hierbij voert uzelf geheel uw salaris- en/of personeelsadministratie op de server bij UNIT4. Grote voordeel voor u is dat u geen hoge aanschafkosten hebt, maar alleen betaalt voor de verwerkte loonstroken. Tevens zorgt UNIT4 voor de techniek (de server), veiligheid (o.a. de backup) en de service (o.a. de updates)

Voor de grotere MKB-er (meer dan 40 verloners), is de koop versie financieel gezien het voordeligst. U kunt op eenvoudige wijze de gehele salarisadministratie op uw eigen machine uitvoeren. Na de aanschaf en implementatie hebt u alleen te maken met jaarlijkse onderhoudskosten.

Andere redenen om UNIT4 Multivers Salaris te gaan gebruiken zijn o.a.:

De naadloze koppeling tussen UNIT4 Multiver Salaris en UNIT4 Multivers (met de Business Connector voor de journalisering)
De koppeling met andere programmatuur, zoals bijvoorbeeld het importeren van uren vanuit een tijdregistratiesysteem
Het opbouwen van een compleet digitaal werknemersdossier m.b.v. de module Documentarchief.

Genoeg redenen om eens te inventariseren wat UNIT4 Multivers Salaris voor u kan betekenen.

UNIT4 en uw UNIT4 partner helpen u graag bij uw kennismaking met UNIT4 Multivers Salaris. U kunt hiervoor contact opnemen met onze verkoopbinnendienst: salessopport.multivers@unit4.com , of bellen met UNIT4 0184 – 444 444

De meest voorkomende vragen over de jaarafsluiting

edwin — Fri, 03 Dec 2010 10:01:23 GMT

Hoe kan ik een nieuw boekjaar aanmaken en de saldi doorboeken vanuit het oude boekjaar?
Ga naar 'Extra | Boekjaren' en voer de optie 'Jaarwissel' uit. Kies hierbij voor 'Voorlopig', zodat u nog in het oude jaar kunt blijven boeken. Na correcties in het oude jaar dient u de ‘Jaarwissel’ opnieuw uit te voeren (dit kan zo vaak u wilt).

Er is een nieuw boekjaar aangemaakt. Dit boekjaar is niet te selecteren om in te boeken. Wat moet ik doen?
Roep in 'Onderhoud | (Algemene gegevens) | Boekjaren' het nieuwe boekjaar op. Zet de ‘laatst afgesloten’ periode op 0 (NUL). Klik vervolgens op de button ‘overnemen boekjaargegevens’ en neem de gegevens over van het voorgaande boekjaar (of voer de ‘Jaarwissel’ uit via ‘Extra | Boekjaren’).

Het saldo wat in mijn bankboek wordt weergegeven klopt niet. Hoe los ik dit op?
Ga naar 'Onderhoud | (Algemene gegevens) | Boekjaren' en voer de optie 'Jaarwissel' uit. Kies hierbij voor 'Voorlopig'. Ga vervolgens naar 'Beheer | Controleren administratie' en voer dit uit. Laat hierbij de 'Fouten automatisch herstellen'. Hierna gaat u naar 'Extra | Gegevens | Intellen beginsaldi' en laat dit ook uitvoeren.

Ik zie in mijn nieuwe boekjaar geen openstaande posten. In het oude jaar staan ze nog wel allemaal open. Wat moet ik doen?
Ga naar 'Extra | Boekjaren' en voer de optie 'Jaarwissel' uit. Kies hierbij voor 'Voorlopig', zodat u nog in het oude jaar kunt blijven boeken. Na correcties in het oude jaar dient u de ‘Jaarwissel’ opnieuw uit te voeren (dit kan zo vaak u wilt).

Ik heb de nummerreeks voor verkoopfacturen aangepast, echter als ik ‘aanmaken opdrachten’ start verschijnt nog steeds een ander nummer, hoe kan dit?
De opdrachtnummering is niet hetzelfde als de factuurnummering. De opdrachtnummering kan aangepast worden in ‘Onderhoud | (Algemene gegevens) | Bedrijfsgegevens’ op het tabblad ‘Nummering’.

Ik heb mijn rekeningkaartjes definitief gemaakt, kan dit ongedaan gemaakt worden?
Nee, dit is niet meer terug te draaien, alleen door een backup terug te plaatsen. LET OP: hiermee bent u ook boekingen kwijt, welke u gemaakt heeft sinds de backup.

Ik heb mijn boekingsperiode definitief afgesloten, is deze nog te heropenen?
Nee, de periode afsluiting is niet ongedaan te maken. In ‘Onderhoud | (Algemene gegevens) | Boekjaren’ kunt u wel het betreffende boekjaar oproepen en bij de ‘laatst afgesloten periode’ het periodenummer verlagen. LET OP: Hiermee kunt u wel weer in de periode boeken, de mutaties die voor de afsluiting gedaan waren, zijn niet meer te wijzigen.

Ik heb mijn jaarafsluiting definitief gemaakt, kan dit ongedaan gemaakt worden?
Nee, dit is niet meer terug te draaien, alleen door een backup terug te plaatsen.

Is het mogelijk een boekjaar ‘dicht’ te zetten, zodat collega’s er niet meer in kunnen werken, maar de boekhouder er nog wel correcties in kan boeken?
Ja, dit is mogelijk. Roep in ‘Onderhoud | (algemene gegevens) | Boekjaren’ het betreffende boekjaar op en vul bij ‘Periodes: laatst afgesloten’ hetzelfde periodenummer in, als bij ‘Periodes: aantal’. Sla dit op en vanaf dit moment kan er niet meer in het boekjaar geboekt worden. Als de boekhouder correcties wil doen, kan hij het periodenummer weer wijzigen in ‘Onderhoud | (algemene gegevens) | Boekjaren’ bij ‘Periodes: laatst afgesloten’. LET OP: Zorg er middels de rechten van gebruikers voor, dat andere gebruikers niet in ‘Onderhoud | (algemene gegevens) | Boekjaren’ mogen wijzigen.

Is er een complete beschrijving, hoe de jaarafsluiting gedaan dient te worden?
Er is een volledige beschrijving van de jaarafsluiting beschikbaar.
Procedure jaarafsluiting vanaf Unit 4 Multivers 8.1
Procedure jaarafsluiting vanaf Unit 4 Multivers 8.0

Training jaarafsluiting
U kunt ook de training jaarafsluiting volgen, waarin wij u in een halve dag het volledige stappenplan uitleggen en waarna u tijd en ruimte krijgt om hiermee te oefenen. U kunt voor deze training inschrijven via onze website: Jaarafsluiting UNIT4 Multivers

Rokade vier keer op rij genomineerd voor FD Gazelle Award dankzij klantgerichte benadering

Edwin — Thu, 02 Dec 2010 08:54:07 GMT

Deze onderscheiding wordt toegekend aan snel groeiende ondernemingen. Om klantgericht te kunnen werken en door te kunnen groeien, is het zaak dat processen op orde zijn. Rokade is er van overtuigd dat ict hierbij het hulpmiddel is en gebruikt de totaaloplossing van UNIT4 Accountancy en de boekhoudsoftware UNIT4 Multivers om dit te realiseren.

Rokade zag het levenslicht in 2002. Drie studenten, Robert en Laurent Knoops en Diederik Ruiter, deden de belastingaangiften van bekenden en gaven fiscaal en juridisch advies en wilden hiervan hun broodwinning maken. Na een begin op een zolderkamer en diverse verhuizingen betrokken ze in 2005 het huidige pand aan de Rotterdamse Maaskade. In november kwam Paul Westerhout erbij die een administratietak opzette. Behalve administratieve werkzaamheden voorzagen de vier hun klanten ook van bedrijfsadvies, alles vanuit een klantgerichte benadering. “In een periode van vier jaar zijn we met 254 procent in omzet gegroeid”, aldus Robert Knoops. “We zijn uitgegroeid tot een one-stop-shop voor de ondernemer. Hij kan bij ons voor alles terecht. Als we bepaalde diensten zelf niet bieden, kunnen we hem doorzetten naar specialisten als notarissen, advocaten, juristen, enzovoort.”

Negentig procent van de klanten bevindt zich in de regio Rijnmond. Maar ook daarbuiten neemt het aantal kalnten toe. Recent is er bijvoorbeeld een klant bijgekomen uit Dwingelo. Daarnaast richt Rokade zich op Finland en is voornemens om in de hoofdstad Helsinki een kantoor te openen. “Dit om Finse ondernemers te adviseren die met Nederlandse bedrijven zaken doen”, aldus Knoops. “Een van onze partners heeft een Finse vrouw en is van plan zich in Finland te vestigen. Vandaar dat dit een logische stap is.”

Rokade, wat een term uit de schaaksport is (zowel een verdedigende als aanvallende zet), heeft recent een trust licentie gekregen van De Nederlandsche Bank. Hiermee kan het buitenlandse klanten in Nederland helpen om een zaak succesvol van de grond te krijgen.

Hoe zijn jullie zo gegroeid?
Paul Westerhout: “We zijn begonnen met een kleine kring uitstekend te bedienen met advies en administratie. 99 procent van onze huidige ruim 300 klanten is door mond-tot-mond reclame bij ons gekomen. We merken dat door de virtuele wereld het aantal contacten met de klant minder wordt. Daarom hebben we het standaard jaargesprek weer geïntroduceerd en daardoor ontstaat weer nieuwe business.”

Digtaal vooruitstrevend
Rokade is naar eigen zeggen altijd digitaal vooruitstrevend geweest. Het advieskantoor neemt de inzet van ict dan ook zeer serieus. “Al in 2007 hebben we UNIT4 Multivers Online ingezet voor de administratie van onze klanten”, zegt Knoops. “Hoewel nog maar 5 procent de administratie zelf online doet, willen we de mogelijkheid wel bieden. Daarvoor maakten we al gebruik van UNIT4 Accounting en UNIT4 Audition. We gebruiken daarnaast de Business Suite met declaratie, relatiebeheer en fiscaal. Vooral declaratie vergt veel discipline. Je moet je uren gestructureerd bijhouden.”

In 2011 maakt Rokade een volgende automatiseringsslag door UNIT4 Auditor in gebruik te nemen om de interne processen te stroomlijnen. Ook implementeren ze UNIT4 Document Manager om dossiers van klanten digitaal te archiveren en deze via de Client Portal aan hen beschikbaar te stellen. Ook volgt Rokade nadrukkelijk de ontwikkelingen op het gebied van SBR. Alle software draait vanuit een Fins datacenter en wordt daar ook beheerd. Robert Knoops: “Dit hebben we gedaan zodat we onze software ook vanuit Finland kunnen benaderen. Het zou mooi zijn als de accountancysoftware ook in het Engels beschikbaar komt zodat straks ook Finse werknemers ermee kunnen werken.”

Het Rotterdamse kantoor krijgt steeds meer vragen van klanten die willen weten hoe hun onderneming er volgend jaar bij staat. Paul Westerhout: “We zijn daarom zeer geïnteresseerd in UNIT4 Prognose waarmee we dankzij de ‘vijf minuten prognose’ al iets kunnen zeggen over de toekomst van de klant. Binnen een uur zijn we in staat om drie tot vier scenario’s te schetsen. UNIT4 Prognose past in onze visie: de jaarrekening is niet terugkijken op de afgelopen periode maar het vertrekpunt voor de toekomst. Daarnaast kunnen we de prognosetool voor onze eigen onderneming inzetten. Bijvoorbeeld voor beantwoording van de vraag: wat betekent het vertrek van een partner voor de winstontwikkeling.”

Volgend jaar weer genomineerd voor een FD Gazelle Award?
“Die kans is zeer groot. We zijn goed op weg. Tijdens de uitreiking van de award afgelopen jaar sprak ik iemand van Graydon die me zei dat ons bedrijf een uitstekende rating heeft. Daarnaast doen we mee aan een concept in Rotterdam: Droomstart . Samen met de Rabobank faciliteren we jonge ondernemers om hun zaak op te starten. Indien dit lukt, dan komen de klanten wel. Maar na jaren van onstuimige groei grijpen we dit jaar ook aan om de kwaliteit binnen onze organisatie verder te verbeteren door het implementeren van software van UNIT4.”

UNIT4 Multivers PaperLess leidt tot tijd- en kostenbesparing

Edwin — Wed, 01 Dec 2010 08:46:49 GMT

MullerVisual Communication is een full-service drukwerkspecialist met een zeer divers productenaanbod. Medio 2008 werd ook MullerVisual geconfronteerd met de verslechterde economische situatie. Daarom ging het bedrijf op zoek naar manieren om kosten te kunnen besparen. Één van de maatregelen was het overstappen naar papierloos boekhouden.
“In eerste instantie wilden we het scannen van documenten gaan regelen via een van onze leveranciers”, vertelt Bart Schulz, die verantwoordelijk is voor de gehele administratie bij MullerVisual Communication. “Op een beurs kwam ik echter iemand tegen die mij vertelde dat het mogelijk was om facturen rechtstreeks te boeken naar UNIT4 Multivers.” Door een directe koppeling naar het boekhoudpakket zou veel tijd bespaard kunnen worden bij het invoeren van gegevens. In zijn zoektocht kwam Schultz vervolgens terecht bij UNIT4-partner UniDis en het eerste contact was snel gelegd.

Gedigitaliseerd
Inmiddels worden bij MullerVisual Communication alle inkoopfacturen direct gescand en doorgeboekt naar UNIT4 Multivers. Ook worden alle contracten gedigitaliseerd en opgeslagen binnen het archief dat UNIT4 Multivers PaperLess beschikbaar stelt. De verkoopfacturen lopen voorlopig nog via een aparte importmodule, die binnen het bedrijf al langere tijd gebruikt wordt. “Wanneer de mogelijkheden van UNIT4 Multivers PaperLess toenemen, wil ik graag bekijken wat er nog meer kan binnen onze organisatie. Een koppeling naar de bank bijvoorbeeld zou zeker een interessante optie zijn”, aldus Schultz.

Lui
“De samenwerking met de implementatiepartner bevalt erg goed”, vervolgt Schultz. Problemen en knelpunten worden snel opgepakt en naar ideeën uit de praktijk wordt altijd geluisterd. “Boekhouders hebben de naam dat ze lui zijn. En in mijn geval klopt dat zeker. Het liefst doe ik elke handeling maar één keer en met de manier waarop UNIT4 Multivers PaperLess is gebouwd moet dat uiteindelijk mogelijk zijn”. De rol van Bart Schultz binnen het administratieve proces is door de inzet van UNIT4 Multivers PaperLess vooral controlerend geworden. “De meeste velden van de inkoopfacturen zijn al gevuld en ik kan daardoor snel zien waar verdere actie nodig is. Dat bespaart mij veel tijd.”

Coöperatieve instelling
In vergelijking met andere automatiseringspakketten onderscheidt UNIT4 Multivers PaperLess zich met name door de korte lijnen en de coöperatieve opstelling van UniDis. Schultz: “Wanneer ik een suggestie doe, blijkt soms dat hierover door UniDis al nagedacht wordt. En is dat niet zo, dan gaat men er wel over nadenken. Ook wanneer een idee niet haalbaar blijkt of geen toegevoegde waarde heeft, zal de UNIT4-implementatiepartner dit eerlijk laten weten.”

Inmiddels is de reorganisatie binnen MullerVisual voltooid en deint het bedrijf mee op de golven in deze roerige tijd. “Wanneer de markt weer aantrekt, kunnen wij weer meteen mee in de stroom van opdrachten die dan zal ontstaan”, aldus Bart Schultz. “Met de inzet van UNIT4 Multivers PaperLess zal dat ook administratief geen probleem zijn.”

Automatiseringsslag met UNIT4 Multivers voor Van Beek Slapen en Wonen

Edwin — Mon, 29 Nov 2010 08:41:26 GMT

Als mensen komen voor een bed, dan neemt Van Beek de tijd om de juiste keuze te bepalen. Eerst vult de klant een vragenformulier in en aan de hand van de uitkomst, kan hij ‘proefliggen’ op een van voor hem de geschikte bedden. Dan volgt een ergonomisch advies. “De kans dat de klant slaagt, is zo 99%”, aldus Theo van Beek.

Grote automatiseringsslag
Van Beek Slapen en Wonen bestaat zes jaar en er werken zes mensen. Theo van Beek heeft veel contact met fysiotherapeuten en ergotherapeuten die patiënten naar hem doorverwijzen voor een bedadvies op maat. Ook komen veel bewoners van Den Hoorn en omstreken hun bed halen bij Van Beek. Behalve advies over de juiste bedden, kent het ondernemen ook een andere kant: de administratie. Daar had Theo van Beek van oudsher weinig mee. Hij vertrouwde op zijn boekhouder en zijn administratief medewerker. Ook met automatisering had de beddenspecialist weinig affiniteit.
Tot krap twee jaar geleden bemoeide Van Beek zich niet intensief met de administratie. Totdat hij besloot, mede op advies van UNIT4-partner Capricorn Computer Services, dat ICT toch wel efficiency kan bieden: voor de klanten- en financiële administratie maar ook bij bestellingen en voorraden. De orders namen toe en daarmee ook de administratie die handmatig werd bijgehouden. Dit moest gestroomlijnd kunnen en die wens leidde tot een grote automatiseringsslag.

Grote omschakeling
De automatiseringsslag heeft er toe geleid dat veel processen: offertes, bestellingen ,koppelingen tussen inkooporders en verkooporders, voorraden, klantenadministratie en de financiële administratie zijn geautomatiseerd met UNIT4 Multivers. “Het was een grote omschakeling, alles gingen we automatiseren”, memoreert Van Beek. “Je bent een bepaalde manier van werken gewend, maar we moesten anders gaan werken. Dat is niet meegevallen. Gelukkig kregen we de volle medewerking van Capricorn Computer Services, die ons heeft aangeraden om UNIT4 Multivers in te zetten. Het was erg prettig dat het ICT-bedrijf bij ons om de hoek zit en ze stonden altijd voor ons klaar.”

Efficiency
Een proces dat efficiënter is gaan verlopen is het opmeten en bestellen van stoffering. Dit kost traditioneel veel tijd. Klanten komen de winkel in die kiezen een stof, een kleur en bepaalde afmetingen en veranderen hun keuze dikwijls weer. “Dit deden we altijd handmatig”, vertelt Van Beek. “Nu hebben we een Excel met formules. Wijkt een klant af van zijn eerdere bestellingen, dan voeren we de nieuwe gegevens in het spreadheet in en dan worden direct de juiste afmetingen berekend. De spreadsheet kunnen we snel inlezen in UNIT4 Multivers en kunnen zo de juiste bestellingen samenstellen.”
Theo van Beek vertelt met passie over de nieuwe slaaptrends, maar ook over het gemak dat hij ervaart dankzij UNIT4 Multivers. Van Beek ervaart een flinke efficiëntie. “Vandaag heb ik bijvoorbeeld 3 offertes aan elkaar gekoppeld”, illustreert hij. “UNIT4 Multivers heeft veel mogelijkheden en het wijst zich vanzelf. Alle modules zijn hetzelfde opgebouwd. Dat ontdekte ik na er een tijdje mee te hebben gewerkt. Ik was een leek op ICT-gebied, maar nu zou ik niet meer terug willen naar de oude situatie.”

VVV Zuid-Limburg goed geautomatiseerd met UNIT4 Multivers en UNIT4 Multivers Kassa

Edwin — Fri, 26 Nov 2010 13:23:45 GMT

VVV Zuid-Limburg is al jarenlang het gastvrije middelpunt van het toerisme in het Zuiden van Limburg. Vanaf 2006 is daar een heel nieuw concept bijgekomen: de Limburg Winkel, een moderne VVV informatiewinkel waar de kassa sinds dag één overuren maakt. De introductie van een winkelconcept betekende ook werken met een dagelijkse boekhouding en voorraadbeheer, en dat is gelukt met UNIT4 Multivers en UNIT4 Multivers Kassa. Met de komst van de Limburg Winkel veranderden de vestigingen Valkenburg, Epen, Heerlen en Sittard namelijk van traditionele VVV’s naar moderne winkels met een verrassend regionaal productassortiment. Een winkelconcept dat door VVV Zuid-Limburg is ontwikkeld en nu landelijke navolging krijgt. “Het is een verademing dat UNIT4 Multivers nu de voorraad bijhoudt en bestellingen automatisch doorgeeft” aldus Anita Klinkenberg, hoofd Financiële Administratie bij VVV Zuid-Limburg.

Nieuw concept, nieuwe software
Door het nieuwe karakter van de vestigingen van VVV Zuid-Limburg moest ook de administratie drastisch op de schop. “Niet eerder werden we geconfronteerd met zoveel contant geld en een gecompliceerd voorraadbeheer. Dus toen we het nieuwe concept gingen lanceren, moest hier wel een degelijk systeem voor aanwezig zijn”, aldus Anita Klinkenberg. De software die voorheen op het hoofdkantoor werd gebruikt, draaide nog onder een Dosapplicatie, en was niet meer van deze tijd. Na een oriëntatie op de markt is gekozen voor het boekhoudpakket UNIT4 Multivers en sindsdien werken we in de winkels ook met UNIT4 Multivers Kassa. “Erg belangrijk in de keuze was dat de administratie- en de kassasoftware van UNIT4 een geïntegreerde oplossing vormden en een goed betaalbaar was”, licht Klinkenberg de keuze toe. “ Daarnaast zijn we als VVV voor 1/5 afhankelijk van overheidssubsidies en extra uitgaven voor een onverwachte aanschaf van extra modules was dus niet wenselijk. Met de combinatie UNIT4 Multivers en UNIT4 Multivers Kassa wisten we op voorhand dat deze systemen konden ondersteunen bij de financiële administratie, het voorraadbeheer en de kassaverkopen.”

Goed voorraadbeheer spaart tijd
De aansturing van de VVV-winkels gaat centraal vanuit het hoofdkantoor, zowel voor wat betreft het voorraadbeheer alsook voor de boekhouding. De gegevens over de voorraad en de omzet voor het hoofdkantoor werden natuurlijk altijd al actueel gehouden. “Natuurlijk moesten we eerder al de boekhouding van de verschillende vestigingen bijhouden. Maar nu hadden we ineens te maken met meer contante verkoop in de winkels en een sterk wisselende voorraad, beïnvloed door seizoenswisselingen en de locatie van de winkel,” zegt Klinkenberg. De winkels in Heerlen en Sittard worden bijvoorbeeld voornamelijk bezocht door de lokale bevolking, terwijl het in Epen, Gulpen en Valkenburg storm kan lopen met toeristen. Het voorraadbeheer is daarom voor iedere vestiging anders. Daarnaast bieden de winkels verse lokale streekproducten aan en daar moet ook rekening mee worden gehouden. Klinkenberg: “Vroeger moesten we eens in de twee weken handmatig de hele voorraad doornemen. Je kunt je dus voorstellen dat het voor ons een verademing was dat UNIT4 Multivers nu de voorraad kan bijhouden en ook de bestellingen automatisch doorgeeft.”

Gebruiksvriendelijk
Een van de belangrijkste criteria voor VVV Zuid-Limburg was ook het gebruiksgemak van de software. Zowel de werknemers op het hoofdkantoor als de mensen in de verschillende winkels moesten probleemloos met de programma’s kunnen werken. Klinkenberg: “Voor ons op het hoofdkantoor is alles overzichtelijk, maar wij hebben niet te maken met drukke zaterdagen, kortingen en parttimers. De kassasoftware biedt nu juist dit gemak ook aan voor de mensen in de winkels. En met de instructiepapieren hebben onze mensen in de winkels binnen een dag de bediening onder de knie. Dus dan kun je wel stellen dat de gebruikers enthousiast zijn over de software.”

Snelheid is essentieel
De eerste jaren maakten de winkels nog gebruik van een consumentenlijn voor de inbelverbinding van de pinautomaten. Met het groeiende succes van de Limburg Winkels bleek dat de snelheid van deze lijnen tekort schoot. “Op drukke zaterdagen volgden de pintransacties elkaar in hoog tempo op. De lijnen die we hiervoor eerst gebruikten, waren gewoon niet snel genoeg. De zakelijke lijn in combinatie met de UNIT4 Multivers Kassa is perfect. En hoe sneller wij de mensen in de winkels kunnen helpen, hoe hoger de omzet uiteindelijk. Daarnaast hebben we soms ook met grote groepen te maken, dertig mensen bijvoorbeeld die aan een excursie meedoen en allemaal afzonderlijk met pin willen betalen. Met de snelheid waarmee de kassa’s nu werken kunnen we dit soort grote groepen makkelijk aan, zelfs op zaterdagen waarin de winkel al vol staat met winkelend publiek” aldus Anita Klinkenberg.

Klinkenberg, “Wij hopen dat de populariteit van de Limburg Winkel, met haar eigen stijl en uitstraling, alleen maar toe zal nemen in de toekomst en daarmee de kassa’s nog sneller doen rinkelen.”

Druk bezochte UNIT4 Multivers klantendag

Edwin — Tue, 05 Oct 2010 10:27:34 GMT

Dat wij met deze klantendagen aan een behoefte voldoen, blijkt wel aan het grote aantal inschrijvingen en de hoge opkomst. Van de 116 inschrijvingen, waren maar liefst 110 personen ook daadwerkelijk aanwezig.

Tijdens de presentatie, die werd verzorgd door Marcel Roozen, kwam weer veel standaard functionaliteit aan bod. Veel gebruikers zijn niet op de hoogte van al deze standaard aanwezige functionaliteit, zoals bijvoorbeeld automatische BTW- & ICP-aangifte (gekoppeld aan de website van de belastingdienst), betaalbaar stellen van inkoopfacturen (met een koppeling naar de diverse banken), automatisch aanmaningen versturen, of zelf rapporten en grafieken in MS Excel maken (die automatisch bijgewerkt worden als er iets in de administratie wijzigt). Door UNIT4 Multivers volledig in gebruik te nemen kan men niet alleen efficiënter de administratie voeren maar ook andere zaken sneller, makkelijker en nauwkeuriger afhandelen.

Mede door het enthousiasme van Marcel tijdens zijn presentatie, kwamen er ook veel vragen vanuit de zaal. Vanwege de tijd konden al deze vragen helaas niet direct tijdens de presentatie worden beantwoord. Maar tijdens de borrel zijn alle vragen alsnog beantwoord door alle aanwezige UNIT4-medewerkers. Om 17.30 uur ging de laatste klant volledig geïnformeerd naar huis.

UNIT4 Multivers klaar voor belastingverlaging bouw

Edwin — Thu, 02 Sep 2010 13:38:35 GMT

Voor de bedrijven brengt het echter ook een administratieve last met zich mee: de maatregel is tijdelijk en geldt alleen voor arbeid en niet voor materialen.

Met de administratieve software van UNIT4 Multivers hebt u geen zorgen over het doorvoeren van deze wijzigingen in de regelgeving. De software is flexibel en kan eenvoudig inspelen op veranderingen. UNIT4 Multivers is daarom geschikt voor het doorvoeren van deze tijdelijke wijziging in de regelgeving. Bij de btw-verlaging op arbeid hoeft u alleen maar het btw-percentage bij de artikelcodes die op arbeid van toepassing zijn te wijzigen van 19 naar 6%. Geleverde diensten en materialen kunt u, als u dat wilt, automatisch op één factuur blijven vermelden. Onderaan de factuur staat een recapitulatie: totaal btw laag en totaal btw hoog. De factuurlay-out hoeft u (mits goed ingericht) niet aan te passen. U ziet het, UNIT4 Multivers is thuis in uw bedrijf!

Groothandel in kabels, Voltec, ervaart 25% minder administratieve handelingen door UNIT4 Multivers Extended

Edwin — Thu, 12 Aug 2010 13:20:32 GMT

De implementatie van een terminalcomputer voor de administratie was de eerste slag. De tweede betrof de implementatie van een moderner voorraadbeheersysteem onder Windows in 1996. Toen de ondersteuning van dit pakket ophield, heeft Voltec besloten om UNIT4 Multivers Extended te implementeren om alle informatie die in het hoofd zit vast te leggen, met de mogelijkheid deze informatie er eenvoudig ook weer uit te halen.

Lees het complete verhaal

QlikView voor UNIT4 Multivers Extended

Edwin — Thu, 12 Aug 2010 10:16:06 GMT

Daarom heeft UNIT4 een distributeurschap gesloten met QlikTech, het bedrijf achter de Business Intelligence (BI) tool QlikView. Met deze oplossing kunt u snel de informatie uit UNIT4 Multivers Extended halen en analyseren. Op basis van deze informatie kunt u beter onderbouwde beslissingen nemen.

UNIT4 heeft speciaal op UNIT4 Multivers Extended enkele templates ontwikkeld, die ervoor zorgen dat u QlikView in slechts enkele dagen binnen uw organisatie kunt inzetten. U hebt direct inzicht en unieke analysemogelijkheden in onderwerpsgebieden zoals verkopen, doorlooptijden, openstaande orders en administraties.

Meer over deze oplossing

Toshiba TEC en UNIT4 bundelen krachten op gebied van kassahardware en -software

Danielle — Thu, 08 Jul 2010 12:48:56 GMT

UNIT4 Multivers Kassa is uitgebreid getest op de Willpos ST-A20 kassa met touchscreen van Toshiba en werkt uitstekend. Dit betekent voor zowel klanten als partners de zekerheid van een betrouwbare hardware/software kassaoplossing, ook in combinatie met de Toshiba kassabonprinter.

Onder de naam UNIT4 Multivers brengt UNIT4 een lijn bedrijfsbrede administratiesoftware speciaal voor het MKB op de markt. Een onderdeel daarvan is UNIT4 Multivers Kassa. UNIT4 Multivers Kassa is geschikt voor zowel retailers als horecaondernemingen en vrijetijdsparken en is als losstaande applicatie te gebruiken voor het registreren van betalingen. Daarnaast zijn er onder meer modules voor reserveringen, reparaties en loyalty management. De verkoop van UNIT4 Multivers gebeurt volledig via een uitgebreid partnerkanaal. Een groot aantal partners beschikt echter niet over kassahardware, met als gevolg dat klanten hiervoor opnieuw een selectietraject moeten opstarten. Vanuit het oogpunt van serviceverlening richting klanten en partners is besloten om een samenwerking aan te gaan met Toshiba TEC.

Wim Ströhmeyer, productmanager UNIT4 Multivers Kassa, is overtuigd van de voordelen van de samenwerking: "Toshiba TEC onderscheidt zich op het gebied van service en dienstverlening. Voor klanten betekent het dat ze maar één aanspreekpunt hebben voor onderhoud en service van de kassahardware. Bovendien is het mogelijk om eenvoudig te switchen op onderdelen. Ook op financieel vlak is het voor klanten aantrekkelijk omdat onze partners de complete oplossing als bundel kunnen aanbieden tegen een vaste prijs. Inmiddels is de eerste gezamenlijke implementatie een feit en draait de Willpos–UNIT4 Multivers Kassa combinatie zeer succesvol bij een horecagelegenheid in Amsterdam.”

Ook Dennis van Tol, senior account manager bij TOSHIBA TEC ziet veel toegevoegde waarde. “Om dicht bij de markt te staan en de klant zo goed mogelijk van dienst te zijn, distribueert UNIT4 haar productlijn UNIT4 Multivers via een landelijk netwerk van gecertificeerde en geautoriseerde partners, distributeur & resellers. Door de samenwerking beschikken zij over een duurzame, energiezuinige POS oplossing met vernieuwende multimediamogelijkheden. Tegelijkertijd kunnen wij van het uitgebreide netwerk van UNIT4 profiteren.”

Geslaagde tweede UNIT4 Multivers klantendag

Edwin — Tue, 06 Jul 2010 12:27:07 GMT

Voor deze tweede klantendag was als locatie gekozen voor TT Assen. Een week eerder was het circuit nog toneel van de races, ditmaal was TT Assen het toneel van UNIT4 Multivers. Ondanks het hete weer waren 50 personen in de koelte van de Golden Club van het circuit aanwezig. Onder de aanwezigen waren niet alleen startende bedrijven, maar ook accountantskantoren en kleine zelfstandigen die al jaren met UNIT4 Multivers Lite/Basic werkten.

Standaard functionaliteit
Ook tijdens deze klantendag werd snel duidelijk dat veel gebruikers niet op de hoogte zijn van alle standaard functionaliteit die hun pakket allemaal bevat. Naast sommige kritische vragen, klonk er vooral regelmatig verwondering over de standaard aanwezig functionaliteit in zowel UNIT4 Multivers Lite als Basic. Bijvoorbeeld automatische BTW- & ICP-aangifte (gekoppeld aan de website van de belastingdienst), betaalbaar stellen van inkoopfacturen (met een koppeling naar de diverse banken), automatisch aanmaningen versturen, of zelf rapporten en grafieken in MS Excel maken (die automatisch bijgewerkt worden als er iets in de administratie wijzigt). Door UNIT4 Multivers volledig in gebruik te nemen kan men niet alleen efficiënter de administratie voeren maar ook andere zaken sneller, makkelijker en nauwkeuriger afhandelen.

Trainingsaanbod
Ook was er een brede interesse voor het trainingsaanbod van UNIT4 Multivers. Met deze trainingen kunnen gebruikers al snel veel meer uit het pakket halen. Na afloop van de presentaties en het vragenrondje, genoot iedereen nog van een hapje en drankje en ging iedereen weer goed geïnformeerd naar huis.

UNIT4 en VERN sluiten samenwerking

Danielle — Mon, 07 Jun 2010 11:14:55 GMT

VERN behartigt de belangen van kleine transportondernemingen. Het komt voor dat kleine ondernemers hun administratie doen op basis van creditnota’s, die ze krijgen van grote transportbedrijven waardoor ze worden ingehuurd. VERN adviseert haar leden zelf te factureren, om zo meer controle te krijgen op de debiteur. Daarnaast is het eenvoudiger om een incassobureau in te schakelen als er betalingsproblemen zijn.

Om de drempel om zelf te factureren te verlagen, is gezocht naar een boekhoudpakket dat eenvoudig is te gebruiken door de doelgroep. De keuze voor UNIT4 Multivers Online is tweeledig: transporteurs kunnen hun administratie overal doen, en daarnaast heeft administratiekantoor Snikkers & Partners direct inzicht in de boekhouding van de transportondernemer en kan hierdoor desgewenst assisteren en bijsturen.

“Grote transportondernemingen huren eigen rijders in tegen een door hen vastgestelde prijs. Dit is nooit anders geweest, maar in geen enkele andere branche dicteert een afnemer de prijs”, zegt Sandy ten Hoopen, bestuurder bij VERN. “Wij willen hierin verandering brengen door kleine transportondernemingen te helpen meer ondernemerschap te ontwikkelen. Dat begint bij een deugdelijke administratie en die ontbreekt bij veel van onze deelnemers.”

Om VERN-leden wegwijs te maken in UNIT4 Multivers Online, houdt UNIT4 elke maand een training. “We hebben deze opleidingen in samenwerking met VERN speciaal afgestemd op de behoefte van de kleine transportondernemers”, aldus Auke de Haan, OEM-partnermanager bij UNIT4. “Zo kunnen ze snel met het pakket aan de slag en is de stap naar echt ondernemerschap zo klein mogelijk. We zijn erg blij dat VERN voor UNIT4 Multivers Online heeft gekozen. Het is een bewijs dat het een betrouwbaar pakket is dat ook kleine transporteurs verder helpt.”

Eerste UNIT4 Multivers klantenmiddag groot succes

Edwin — Mon, 31 May 2010 09:38:48 GMT

En dat is jammer, want door Unit 4 Multivers volledig in gebruik te nemen kan men niet alleen efficiënter de administratie voeren maar ook andere zaken sneller, makkelijker en nauwkeuriger afhandelen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de automatisch BTW- & ICP-aangifte (gekoppeld aan de website van de belastingdienst), betaalbaar stellen van inkoopfacturen (met een koppeling naar de diverse banken), automatisch aanmaningen versturen, of zelf rapporten en grafieken in MS Excel maken (die automatisch bijgewerkt worden als er iets in de administratie wijzigt). En dat tegen dezelfde licentiekosten! Met dit in ons achterhoofd hebben wij de UNIT4 Multivers Klantenmiddag georganiseerd.

Tijdens de middag werd onze gedachte “Nieuwe gebruikers weten vaak niet welke standaard functionaliteit het pakket allemaal bevat” bevestigd. Daarnaast kregen de UNIT4 Multivers Basic-gebruikers de mogelijkheid om de meerwaarde van UNIT4 Multivers Lite te ervaren. Veelal zijn zij niet op de hoogte dat zij tegen een geringe meerprijs veel meer (bruikbare) functionaliteit met UNIT4 Multivers Lite krijgen. Het programma van de UNIT4 Multivers Klantenmiddag bestond uit een algemeen deel over de UNIT4 Multivers-lijn. Hierna gingen wij dieper in op UNIT4 Multivers Basic. Na de pauze werd de functionaliteit van UNIT4 Multivers Lite besproken. Leuk was om te zien dat de UNIT4 Multivers Basic gebruikers ook voor dit programma onderdeel bleven zitten. Na een laatste uitleg over de verschillende trainingsmogelijkheden kon iedereen tijdens de borrel ervaringen uitwisselen en brandende vragen stellen.

UNIT4 levert boekhoudpakket UNIT4 Multivers voordelig aan verenigingen

Danielle — Thu, 20 May 2010 09:32:02 GMT

De actie geldt voor alle soorten sport-, muziek- en andere verenigingen. Zolang de vereniging geen winstoogmerk heeft en gerund wordt door vrijwilligers, is het pakket (met een waarde van al gauw 8.000 euro) beschikbaar voor een symbolisch bedrag van 235 euro per jaar. Voor dat bedrag krijgen ze ook ondersteuning per telefoon of internet. Daarnaast kunnen clubleden die de boekhouding doen, kosteloos een training volgen die één keer per kwartaal plaats zal vinden.

Als verenigingen de voorkeur geven aan het online voeren van de administratie, biedt UNIT4 voor 65 euro per jaar extra UNIT4 Multivers Online. Dit online administratiepakket kan door één gelijktijdige gebruiker worden gebruikt. Hierdoor kunnen meerdere personen toegang krijgen tot de gegevens.

Fred Loos, Sales & Marketingmanager MKB bij UNIT4: “Elke vereniging, ook al bestaat die puur uit vrijwilligers, moet een ledenadministratie en boekhouding bijhouden. Met rekenmachine, op vellen papier of in MS Office moet periodiek het kasboek en de ledenadministratie bijgehouden worden. Hier gaat veel tijd in zitten, die een vrijwilliger vaak in zijn vrije uurtjes in de club steekt. UNIT4 Multivers biedt die vrijwilligers een makkelijke manier om de complete administratie in één keer te doen: de financiële, abonnementen- of ledenadministratie. ”

Uit recent onderzoek van UNIT4 is gebleken dat relatief veel relaties van het bedrijf actief zijn als lid, bestuurslid en/of vrijwilliger binnen voetbalverenigingen. UNIT4 is onlangs een official partner geworden van de KNVB. Het aanbod van de bedrijfsoftwareleverancier aan het verenigingsleven past in de doelstelling om amateurverenigingen te ondersteunen met ICT-oplossingen en verbeteringen op het gebied van informatievoorziening.

UNIT4 wordt partner van de KNVB

Edwin — Tue, 18 May 2010 13:22:43 GMT

UNIT4 heeft een rijk verleden met sponsoring van zowel het Nederlandse schaatsen als het Nederlandse voetbal. Zo sponsorde het softwarebedrijf in de jaren negentig één van de eerste commerciële schaatsploegen van Nederland. Van 2004 tot 2008 was UNIT4 de official partner van de Nederlandse Eredivisie en waren de zogeheten ‘virtual carpets’ naast de goals van de voetbalvelden met het UNIT4-merk te zien. Na aanwezigheid met ‘boarding’ en ‘hospitality’ bij verschillende WK-schaatstoernooien in 2008 en 2009, keert UNIT4 nu dus terug in de voetballerij.

Jeroen Philippi, Marketing Manager UNIT4 Benelux: “We zijn er erg trots op dat we door de KNVB zijn geselecteerd als partner. Onze sponsoring van de Eredivisie heeft ons veel naamsbekendheid gegeven. De mogelijkheid om nu partner van de KNVB te zijn, is voor ons een gouden kans. Het partnership past erg goed bij onze visie, dat je altijd klaar moet zijn voor een verandering. Of het nu gaat om voetbal of om business, wie het snelst en slimst op veranderingen inspeelt, komt het verst. Wat ook belangrijk is voor ons, is dat we zowel strategische als tactische meerwaarde kunnen bieden. We gaan namelijk niet alleen het Nederlands elftal ondersteunen, maar juist ook het amateurvoetbal en dus alle verenigingen die bij de KNVB zijn aangesloten.”

Door de samenwerking met de KNVB kan UNIT4 tevens het bedrijfsbeleid op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) verder vormgeven. Uit recent onderzoek blijkt dat relatief veel relaties van het bedrijf actief zijn als lid, bestuurslid en/of vrijwilliger binnen voetbalverenigingen.

Jean Paul Decossaux, directeur commerciële zaken van KNVB: “De KNVB heeft al een tijd behoefte aan een A-merk dat het ICT-domein kan opvullen. We zijn zeer verheugd dat UNIT4 nu deze rol op zich zal nemen. We verwachten veel van de samenwerking. We streven naar verdere professionalisering van de informatievoorziening tussen de KNVB en de voetbalverenigingen. Daar valt zeker nog winst te behalen.”

Haal meer uit UNIT4 Multivers

Edwin — Tue, 16 Mar 2010 13:49:47 GMT

Training: Koppeling met Microsoft Office™
Overal waar in UNIT4 Multivers de Excelknop zichtbaar is – bijvoorbeeld in alle zoekschermen - kunt u door een druk op de knop de getoonde gegevens naar Microsoft Excel™ verplaatsen. Zo kunt u dus in één keer alle grootboekrekeningen plus omschrijving naar Microsoft Excel™ kopiëren. Wilt u ook inzicht in geboekte mutaties dan maakt u vanuit Microsoft Excel™ verbinding met de database van UNIT4 Multivers. U selecteert de tabellen Grootboek en Grootboekmutaties en bepaalt vervolgens welke informatie u over wilt nemen in Microsoft Excel™. Vervolgens presenteert u de informatie op een Excel werkblad in een lijst of in een draaitabel. De koppeling die u op deze wijze maakt wordt automatisch opgeslagen in het Excel werkblad en ververst op het moment dat u dat wilt. Op deze wijze hebt u altijd de laatste en correcte financiële gegevens uit UNIT4 Multivers beschikbaar in Microsoft Excel™. In de training Koppeling met Microsoft Office™ leert u deze en andere gegevens uit UNIT4 Multivers beschikbaar te stellen in Microsoft Excel™ en Microsoft Word™.

Let op: Wanneer u gebruikmaakt van UNIT4 Multivers Online moet u of Microsoft Office mee-hosten of een backup in een lokale omgeving terugzetten om van deze functionaliteit gebruik te maken.

Training: Aanpassen lay-out formulieren
Vanuit UNIT4 Multivers verstuurt u eenvoudig aanmaningen per E-mail, papier of fax. In deze training leert u hoe u de aanmaning kunt opmaken in uw eigen huisstijl. Daarnaast houdt UNIT4 Multivers precies voor u bij of een openstaande post al een keer gemaand is. In dat geval wordt automatisch een tweede maning, met een aangepaste begeleidende tekst, verstuurd. Ook kunt u aanmaningsbrieven in verschillende talen opstellen, zodat iedere klant de aanmaning automatisch in zijn eigen taal ontvangt. Wanneer u ook facturen verstuurt kunnen deze natuurlijk ook aangepast worden. In de training Aanpassen lay-out formulieren leert u hier alles over.

UNIT4 introduceert nieuwe versie kassasoftware

Edwin — Mon, 01 Mar 2010 15:12:07 GMT

Daarnaast is het gebruiksgemak verbeterd doordat het uiterlijk van versie 8 van de kassasoftware aansluit op de Office 2007-look & feel van de boekhoudsoftware. De software is gecertificeerd voor koppeling met PIN-apparaten van CCV, Alphyra, Banksys en EFT Hypercom.

UNIT4 Multivers Kassa is als losstaande applicatie te gebruiken voor het registreren van betalingen. Daarnaast zijn er ondermeer modules voor reserveringen, reparaties, loyalty management. De toegevoegde waarde zit vooral in de integratie met de boekhoudsoftware UNIT4 Multivers. Verkopen worden direct geregistreerd in de boekhoudsoftware en het is bovendien mogelijk om voorraden en offertes te beheren en rapporten te genereren. De software is geschikt voor zowel kleine retailers als grote horecaondernemingen en vrijetijdsparken.

Het plaatsen bestellingen bij een collega-filiaal, de interfiliaalbestelling, is verder uitgebreid. De afhandeling van deze bestelling is nu volledig te specificeren; van het direct bijwerken van de voorraad tot opname van de bestelling binnen het factureringsproces van de boekhouding. Daarnaast is het mogelijk met een onbemande kassa te werken. Die is volledig zelfstandig door de klant te bedienen via een touchscreen. Hiermee komt UNIT4 tegemoet aan de wensen van de gebruikers.

Ook zijn er technische verbeteringen. Zo ondersteunt UNIT4 Multivers Kassa Microsoft SQL Server 2000 en 2005 en 2008. Daarnaast is de configuratie voor de SQL Server 2000 en 2005 volledig voorgedefinieerd in de installatie en stap voor stap gedocumenteerd in de bijgeleverde documentatie. Systeemparameters en instellingen worden centraal vastgelegd in de database. De complete inrichting van UNIT4 Multivers Kassa en UNIT4 Multivers is hiermee gewaarborgd in een centrale database.

UNIT4 Documentenarchief beheert uw informatie

Edwin — Wed, 10 Feb 2010 17:13:52 GMT

Vaak ontbreekt het aan een centrale opslag. Hierdoor is het boven water halen van de juiste informatie een zeer tijdrovende bezigheid. Ook bij de MKB-er met personeel in dienst, speelt dit een rol.

Digitaal dossier
Een digitaal dossier kan de zoektocht naar de juiste informatie aanzienlijk verkorten. Met de software UNIT4 Documentenarchief, is alle informatie binnen een organisatie aan te maken, vast te leggen, te beheren en terug te vinden op een centrale plek. Het programma bevat een eigen database waarin u de documenten opslaat. In de database kunt u verschillende document soorten opslaan, zoals Word, Excel, JPG, etc. De gebruiker bepaalt zelf de mappenstructuur in het archief zodat een persoonlijke indeling mogelijk is.

Informatie delen
Het documentenarchief kunt u vanuit verschillende invalshoeken benaderen. Dat kan vanuit de werknemer of bijvoorbeeld vanuit een type document. Ook het delen van informatie via internet/intranet en het toekennen van rechten wie tot welke informatie toegang heeft, is mogelijk met dit soort software.

Het UNIT4 Documentenarchief biedt al deze mogelijkheden. Behalve documenten uit UNIT4 Multivers Personeel & Salaris, kunt u documenten uit andere applicaties of gescande documenten in het digitale dossier opnemen. UNIT4 Documentenarchief kunt u gebruiken als u met UNIT4 Multivers Salaris werkt en/of met UNIT4 Multivers Personeel. Ook online gebruikers kunnen hiervan gebruikmaken. De hosting gaat echter via een andere hosting partij.

Alle voordelen op een rij

Kostenbesparing door snelle digitale toegang tot gegevens
Kostenbesparing op printwerk: het niet hoeven printen en kopiëren van documenten
Besparing van ruimte door digitale opslag en geen fysieke opslag
Betere beschikbaarheid van documenten door centrale opslag en geautoriseerde toegang
Medewerker kan zijn eigen dossier inzien
Dossier vanuit verschillende locaties benaderbaar

UNIT4 introduceert servicemanagement systeem voor het mkb

Edwin — Wed, 03 Feb 2010 09:05:08 GMT

Uit een inventarisatie van de bedrijfssoftwareleverancier kwam naar voren dat veel ondernemingen uit het mkb de service- en onderhoudsadministratie nog op papier bijhouden, maar hierin wel een automatiseringsslag willen maken.

UNIT4 Multivers Service Manager geeft inzicht in lopende onderhoudscontracten, ondersteunt in het inroosteren van storingen en uit te voeren (repeterende) onderhoud- of inspectiebeurten en in het afstemmen van het beschikbare gekwalificeerde personeel op de opdracht. Daarnaast biedt de oplossing inzicht in gekoppelde contractafspraken als looptijd, responsetijd, automatische prolongatie of stopzetting, werk- en tariefafspraken, prijsindexeringen en de vastlegging van de afgesproken factureermomenten.

Monteurs kunnen via een mobiel apparaat (zoals een PDA of smartphone) direct hun werkinstructies en -opdrachten raadplegen. Daarnaast kan de servicemedewerker zelf een nieuwe opdracht aanmaken, tussentijds opslaan en definitief maken. Bij de afmelding wordt meteen de bestede tijd en het eventueel verbruikte materiaal geregistreerd. Na een digitale handtekening van de klant vindt automatische bijwerking van de gegevens plaats, dus ook de interne urenregistratie per medewerker. Vervolgens is eenvoudig te factureren; per contract en installatie houdt UNIT4 Multivers Service Manager tevens automatisch digitale archiefdossiers bij.

UNIT4 Multivers Service Manager is ontwikkeld door Allinco Software, specialist in ERP-software voor project- en service organisaties. Allinco concentreert zich op de ondersteuning van het primaire bedrijfsproces van serviceverlenende bedrijven en heeft daartoe ook een strategische samenwerking met UNIT4.

UNIT4 Multivers Service Manager is te integreren met UNIT4 Multivers zodat er actueel inzicht is in de voorraad- en bestelgegevens, relatiebeheer en de financiële administratie. Ook is de software te integreren met MS Office.

Fred Loos, Sales- en Marketingmanager MKB bij UNIT4. “Service en onderhoud, al dan niet op contractbasis, is voor veel bedrijven een steeds voornamere bron van inkomsten. Bovendien kan een goede ondersteuning een belangrijke bijdrage leveren aan het onderscheidende vermogen en een hogere klanttevredenheid. Een reden temeer om de serviceafdeling zo optimaal mogelijk te organiseren en de processen te stroomlijnen. UNIT4 Multivers Service Manager kan hierin prima ondersteunen.”

Unit 4 Agresso gaat verder als UNIT4

Edwin — Thu, 28 Jan 2010 10:32:29 GMT

~ Naamswijzing geeft duidelijker beeld van activiteiten van één van grootste softwareleveranciers ter wereld ~

Unit 4 Agresso verandert zijn naam in UNIT4. De leverancier van bedrijfssoftware is door organische groei en overnames actief onder verschillende bedrijfsnamen en merken in diverse markten en landen. De uniforme, nieuwe merknaam bundelt vanaf nu de successen van deze verschillende oplossingen. De naamsverandering gaat officieel in op 1 februari aanstaande en heeft geen inhoudelijke invloed op de producten, diensten en bestaande contracten.

UNIT4 is wereldwijd de zesde ERP-leverancier in Europa (bron: IDC, 2009) en de op één na grootste ontwikkelaar van ERP-software in Europa (Truffle 100, 2009). Het bedrijf heeft activiteiten in dertien Europese landen en zes daarbuiten. Het bedrijf geniet al wel internationale bekendheid, maar er is nog niet altijd voldoende herkenning van de uniforme waarde die de producten en diensten creëren. Daarom is gekozen voor UNIT4 als overkoepelende organisatienaam. De centrale boodschap en de belofte naar de markt zijn samengekomen in de slogan ‘Embracing Change’.

Veranderingen
Embracing Change staat voor de visie van UNIT4 op veranderingen binnen dynamische organisaties. UNIT4 wil een wereldwijde standaard zetten voor bedrijfssoftware die organisaties in de commerciële en publieke sector helpt om eenvoudig, snel en tegen beperkte kosten op zowel interne als externe veranderingen te kunnen inspelen. Met dit gedachtegoed verbindt het softwarebedrijf de afzonderlijke productnamen aan het merk UNIT4 en de centrale boodschap.

“Wij geloven dat de rebranding ons in staat stelt onze organisatie stevig te positioneren met een heldere boodschap en een gemeenschappelijk doel”, licht Chris Ouwinga, CEO van UNIT4, de naamsverandering toe. “UNIT4 is samengesteld uit vele activiteiten met duidelijke oplossingen voor diverse markten, onze visie is voor al onze klanten hetzelfde. We streven ernaar wereldwijd de norm te stellen voor business software, waarmee dynamische organisaties eenvoudig, snel en kosteneffectief kunnen inspelen op veranderingen. Vooral in onzekere economische omstandigheden biedt dit een belangrijk concurrentievoordeel. Met continue investeringen in onze belangrijke producten, een centrale merknaam en een krachtige en uniforme visie zullen we nog beter onze stempel op de markt kunnen drukken en nog meer succes behalen.”

Marktbenadering
De uniforme organisatienaam stelt UNIT4 in staat zich krachtig naar buiten toe te positioneren: zowel in naam als activiteiten. De marktbenadering - de focus vanuit business units naar specifieke niche-markten en de product/marktcombinaties - blijft behouden. Deze benadering is de kracht van het bedrijf en heeft voor een groot deel de stabiele groei van de organisatie bewerkstelligd. In de Benelux levert UNIT4 specifieke software voor de volgende sectoren:

Accountancy
Banken en financiële dienstverlening
Gezondheidszorg
Groothandel en distributie
Midden- en kleinbedrijf (mkb)
Onderwijs
Publieke sector
Zakelijke dienstverlening

Daarnaast levert UNIT4 oplossingen voor personeelsinformatie en salarisverwerking, business intelligence en diensten op het gebied van continuïteit en cloud computing.

Prijswinnaars woordzoeker MKB nieuwskrant

Edwin — Wed, 13 Jan 2010 15:22:43 GMT

De prijswinnaars zijn:

Gastronomisch weekend voor 2 personen
Lea van Mierlo

Robuuste MagLite zaklamp
R. Steenbergen
Bertine van Leeuwen
H. Bloemert-Slager
Jenny Maij
M.P. Risselada
J.E. Kiewiet
F.A. van Laar
H. Jogems

Luxe pen
Tj. Kind
Maddy Steensma
Martine Jansen
Caroline Sas
N. Sijpkens
Joost de Jong
Nico Bartels
W. Stam
P. Klabbers
Evert Jan van den Heuvel
J. Roosendaal-Moorman
Carola Stoop
Sylvia de Roo
De heer of mevrouw Olsen
Hans van Tulden
Eugenie Spanjer
L. Jonkers
H. ten Klooster
W. Sterkenburg
Heidi Beks
Marvin Polak
Van Schijndel
De heer of mevrouw Emina
Sandra van den Bout
D.E.J. Kleinrensink-Stenfert
P. Roorda Bloemsma
Saradhna Gopie
M vd Burgwal
Jan Wauters
Joke Beekmans
Jan Blok
Thea Luiting
De heer of mevrouw Vriends
Trix Kotterlink
Rob Verschuren
A.M. Troost
Wilhard Oldengarm
Anja Suyker
K. Gunnink
Chantal Hakvoort-Matser
De heer of mevrouw Mol
I. Meeuwissen
B. van Eijk
Els Schrauwen
C. Houwen
Christine Vrancken
D. Mekkering
Anita Kiezebrink
JM van den Ende
Martijn Schooneman
W.J.A. Aalberts
K. Dillema
Odette Polak
C. Heikamp
Erwin Snijders
Joyce Boerkoel
A. van den Brink
Anke van Houts
Ko van Loon
N. de Mooij
J. Verstappen
Esther Willemsen
Hans Lenderink
Annemieke Sundelin-Valkenburg
A. van den Berg
C. Goudzwaard
Mieke van Lieshout
C.M. Van den Berg
J. Bus
Jacob Vissers
Hans Carree
Inge Westerveld
Ellyr roos-Nugteren
Marnix Groosman
K. Mostert
G. Kip
M.C. Beijerling
HJ Smit
L. van Rooijen

Unit 4 Multivers 8.0.2 beschikbaar

Edwin — Wed, 09 Dec 2009 13:24:07 GMT

BTW-aangifte
De wettelijke wijziging geldt zowel voor Nederland als voor België en heeft betrekking op verkoop en inkoop van diensten in het buitenland. Er zijn in Nederland drie wijzigingen in de BTW-aangifte:

Aankoop diensten binnen EU; vak 2A wordt vak 4B
Verkoop diensten binnen EU; vak 1E wordt vak 3B
Aankoop diensten buiten EU; vak 2A wordt vak 4A

Dit betekent in grote lijnen dat u de aangifte van diensten in dezelfde vakken moet doen als de aangifte van goederen. Als u hiermee te maken hebt, kunt u het beste uw nieuwe boekjaar aanmaken met versie 8.0.2. Dan worden de vakken juist ingevuld voor 2010.

ICT-aangifte
De wijziging met de grootste impact voor Unit 4 Multivers zit in de ICT-aangifte. Op de papieren aangifte staat een extra kolom voor de aangifte van diensten; deze moet u dus ook aangegeven. Deze kolom staat nu ook in de database. Als u diensten binnen de EU koopt of verkoopt is het erg belangrijk dat u met de nieuwe versie gaan werken voordat u gaat boeken in 2010. Als ze u dit niet doet, dan wordt de ICT-aangifte van de diensten niet bijgehouden en dus ook niet aangegeven.

Vanuit het rekeningschema stuurt u het boeken naar diensten of goederen aan. Hierbij geeft de u per rekening op of de boekingsvoorkeur diensten of goederen is. Binnen de boekingsprogramma’s kunt u hier tijdens het boeken nog van afwijken, bij Facturering kan dit niet. Binnen projecten kunt u aangeven hoeveel procent van het project diensten bevat. Bij het factureren van projecten wordt dit percentage gehanteerd voor de ICT-aangifte.

Voor deze wijzigingen in Unit 4 Multivers zijn ook de TaxConnector en de UBC aangepast.

Wijziging BTW- en ICT aangifte per 1-1-2010

Edwin — Wed, 11 Nov 2009 08:58:17 GMT

Deze wetwijzigingen zijn het gevolg van verschillende richtlijnen en verordeningen opgesteld door de Europese Unie. Als u diensten levert aan een buitenlandse ondernemer in een EU-lidstaat, moet dit vanaf 1 januari 2010 ook middels de ICT-aangifte aangeven. Ook in Unit 4 Multivers moet hiervoor het een en ander worden gewijzigd. Een aantal scenario’s verandert en ook worden de BTW- en ICT-aangifte aangepast. De wetswijziging houdt in dat verkopen binnen de EU worden verplaatst van vak 1E naar vak 3B en de inkopen binnen de EU gaan van vak 2A naar 4B. De vakken van diensten buiten de EU wijzigen ook. Deze gaan van 2A naar 4A.

Aangepaste scenario's
In een nieuwe versie van Unit 4 Multivers/Unit 4 Multivers Lite/ Unit 4 Multivers Basic zijn deze aanpassingen verwerkt. Installeert u deze versie, dan heeft u verschillende mogelijkheden om met de aangepaste scenario’s te gaan werken:

Zodra u het nieuwe boekjaar aanmaakt kunt u kiezen om de BTW-scenario’s over te nemen. Kiest u voor ‘Standaard’ dan worden in het nieuwe boekjaar de nieuwe scenario’s aangemaakt.
De nieuwe scenario’s zijn pas beschikbaar vanaf versie 8.0.2, wij adviseren om te wachten met het aanmaken van een nieuwe boekjaar totdat u deze versie heeft geinstalleerd;
Hebt u zelf wijzigingen aangebracht in de standaard scenario’s van Unit 4 Multivers (Lite en Basic), dan kiest u bij het aanmaken van een nieuw boekjaar voor ‘Vorige boekjaar’ en past u in het nieuwe boekjaar zelf de scenario’s aan;
Voert u een jaarwissel uit waarbij het boekjaar automatisch wordt aangemaakt (menu ‘Extra | Jaarwissel’), dan verschijnt er een vraag of u de nieuwe scenario’s wilt gaan gebruiken.
Werkt u met een gebroken boekjaar, dan moet u zelf de nieuwe scenario’s aanmaken in het nieuwe boekjaar voor de rest van het boekjaar dat in 2010 valt. U kunt deze aanmaken naar het voorbeeld van de standaard scenario’s van Unit 4 Multivers (Lite en Basic). De huidige scenario’s moeten nog wel blijven bestaan, zodat u ook nog correctieboekingen kunt doen.

ICT-aangifte
Ook de ICT-aangifte wijzigt. De ICT-aangifte wordt uitgebreid met de mogelijkheid om per maand aan te geven. De grens om per kwartaal aan te geven ligt bij € 100.000,-. Als de omzet van het vorige jaar over € 100.000,- gaat, of deze grens is nu bereikt, dan moet per maand worden aangegeven. Ook wordt de mogelijkheid toegevoegd om een jaaraangifte ICT te maken, waarbij de grens bij € 15.000,- ligt. De naam van de aangifte is vanaf 01-01-2010 Intra Communautaire Prestaties (ICP). In Unit 4 Multivers (Lite en Basic) blijft de naam hetzelfde, namelijk Intra Communautaire Transacties (ICT).

Wij adviseren u om geen internationale diensten te gaan boeken voordat u versie 8.0.2 heeft, anders komen de diensten niet op de aangifte terecht.

Wanneer beschikbaar?
De aanpassingen zoals beschreven zullen worden doorgevoerd in Unit 4 Multivers (Lite en Basic). De nieuwe versie waarin de wijzigingen zijn verwerkt, komt beschikbaar in november 2009. Levert u diensten en/of goederen aan het buitenland, dan adviseren wij u deze versie te installeren. Ook als de wetswijziging niet van toepassing is op uw situatie, kunt u deze versie installeren. Voor Unit 4 Multivers (Lite en Basic) Online is de nieuwe versie automatisch beschikbaar.

In de T@xconnector wordt ook een aantal wijzigingen doorgevoerd in de opgaaf ICP. Het advies is om ook deze te installeren. Zo blijft niet alleen uw administratie, maar ook uw software up to date.

De meest voorkomende vragen over de jaarafsluiting

Edwin — Fri, 06 Nov 2009 10:38:20 GMT

Hoe moet de automatische nummering aangepast worden voor facturen?
Ga naar ‘Onderhoud | (Algemene gegevens) | Basisgegevens’ naar het tabblad ‘Reeksen’. Maak voor het nieuwe jaar een nieuwe reeks aan voor verkoopfacturen en een nieuwe reeks voor inkoopfacturen,. Zorg ervoor dat de nieuwe reeksen gekoppeld worden aan de juiste dagboeken, in het nieuwe boekjaar, in ‘Onderhoud | Dagboeken’.

Ik heb de nummerreeks voor verkoopfacturen aangepast, echter als ik ‘aanmaken opdrachten’ start verschijnt nog steeds een ander nummer, hoe kan dit?
De opdrachtnummering is niet hetzelfde als de factuurnummering. De opdrachtnummering kan aangepast worden in ‘Onderhoud | (Algemene gegevens) | Bedrijfsgegevens’ op het tabblad ‘Nummering’.

Ik heb mijn rekeningkaartjes definitief gemaakt, kan dit ongedaan gemaakt worden?
Nee, dit is niet meer terug te draaien, alleen door een backup terug te plaatsen. LET OP: hiermee bent u ook boekingen kwijt, welke u gemaakt heeft sinds de backup.

Ik heb mijn boekingsperiode definitief afgesloten, is deze nog te heropenen?
Nee, de periode afsluiting is niet ongedaan te maken. In ‘Onderhoud | (Algemene gegevens) | Boekjaren’ kunt u wel het betreffende boekjaar oproepen en bij de ‘laatst afgesloten periode’ het periodenummer verlagen. LET OP: Hiermee kunt u wel weer in de periode boeken, de mutaties die voor de afsluiting gedaan waren, zijn niet meer te wijzigen.

Ik heb mijn jaarafsluiting definitief gemaakt, kan dit ongedaan gemaakt worden?
Nee, dit is niet meer terug te draaien, alleen door een backup terug te plaatsen.

Is er een complete beschrijving, hoe de jaarafsluiting gedaan dient te worden?
Er is een volledige beschrijving van de jaarafsluiting beschikbaar.
Procedure jaarafsluiting vanaf Unit 4 Multivers 8.0
Procedure jaarafsluiting vanaf Unit 4 Multivers 7.5

Training jaarafsluiting
Ook kunt u de training jaarafsluiting volgen, waarin wij u in een halve dag het volledige stappenplan uitleggen en waarna u tijd en ruimte krijgt om hiermee te oefenen. U kunt voor deze training inschrijven via onze website: Jaarafsluiting Unit 4 Multivers

Unit 4 Multivers snel en efficiënt onder de knie

Edwin — Thu, 05 Nov 2009 11:23:02 GMT

In een dag legt u de basis voor een snelle inzet van het financieel logistieke pakket Unit 4 Multivers bij uw bedrijf. De training gaat ondermeer in op: in- en verkoopfacturen, debiteuren, crediteuren, btw-aangifte, administraties aanmaken en natuurlijk tips en trucs voor efficiënt gebruik van Unit 4 Multivers.

Leren in eigen tempo
Maar Unit 4 Multivers biedt meer dan wij in één dag uit kunnen leggen. Daarom bieden wij u: Leren in eigen tempo

Na een Open klassikale training kunt u samen met een docent inventariseren of u nog aanvullende leerwensen hebt. In ons Open leercentrum kunt u daarmee vervolgens in uw eigen tempo aan de slag. Er zijn bijna dertig zelfstudiemodules; per dag kunt u drie tot vier modules volgen. In korte tijd leert u alles wat u wilt weten

Dus volg eerst een training uit ons Open klassikale aanbod en vul eventuele ontbrekende kennis aan met zelfstudiemodules uit ons Open leercentrum.

Aanmelden
Benut de mogelijkheden van Unit 4 Multivers optimaal en meldt u aan voor een Open Klassikale training of voor het Open leercentrum (zelfstudie) via: www.unit4agresso.nl/opleidingenmkb

Unit 4 Agresso introduceert PaperLess voor digitaliseren documentenstroom

Edwin — Wed, 28 Oct 2009 15:25:11 GMT

Unit 4 Agresso introduceert PaperLess, een scanoplossing waarmee bedrijven hun papieren documentenstroom kunnen digitaliseren en archiveren. Doordat de software is te integreren met de boekhoudpakketten Unit 4 Multivers (voor MKB) en Unit 4 Accounting (voor administratie- en accountantskantoren), kunnen papieren facturen na het scannen direct automatisch worden geboekt en digitaal opgeslagen. PaperLess zorgt zo voor een efficiënte documentenstroom en kan het papieren archief vervangen.

Direct na het scannen van papieren facturen maakt PaperLess een boeking aan met de gegevens die op de factuur staan. Medewerkers die hun goedkeuring moeten geven ontvangen, hiervan een melding per mail. Na controle, eventuele correctie en goedkeuring is de boeking definitief. Bij goedkeuring van boekingsstukken wordt vastgelegd wie welke rol heeft vervuld. Er is altijd inzicht in waar de factuur zich bevindt.

Eenvoudige archivering
De documenten worden tijdens het scannen meteen gearchiveerd. Alle informatie wordt centraal opgeslagen en is direct beschikbaar in Unit 4 Multivers of Unit 4 Accounting. Een papieren document is direct te archiveren, zonder dat het selectief in een map moet worden opgeborgen. Dit voorkomt dubbele invoer en fouten.

Herman de Jonge, directeur Unit 4 Agresso Accountancy: “PaperLess past in de trend van de digitalisering van de traditionele werkzaamheden van het accountants- en administratiekantoor. Dankzij deze scannoplossing kunnen wij de efficiency op een kantoor verhogen, zonder dat de kwaliteit van de administratie er onder lijdt.”

Fred Loos, sales- en marketingmanager MKB bij Unit 4 Agresso: “Met PaperLess kunnen kleine en middelgrote ondernemingen grote besparingen realiseren doordat het handmatige administratieve werk tot een minimum wordt beperkt. De software is een grote stap op weg naar de volledig papierloze administratie.”

Unit 4 Multivers compatible met Windows 7

Edwin — Mon, 14 Sep 2009 11:55:01 GMT

Unit 4 Multivers 8 is de nieuwste versie van Unit 4 Multivers die Unit 4 Agresso onlangs op de markt heeft gebracht. Het uiterlijk van het administratief-logistieke softwarepakket is vernieuwd en de gebruiksvriendelijkheid geoptimaliseerd, aan de hand van wensen van gebruikers.

Nieuw in Unit 4 Multivers 8 is de zogenaamde ribbonbar van Office 2007. Onderdelen van het programma zijn te starten in tabbladen, in plaats van in losse schermen. Zo is het makkelijker om tussen de programma’s te schakelen. Het blijft ook mogelijk om gebruik te maken van losse schermen.

PDF-bestanden
Behalve het vernieuwde uiterlijk is Unit 4 Multivers 8 voorzien van nieuwe mogelijkheden, zoals het opslaan en verzenden van rapporten als PDF-bestand. De nieuwe versie maakt het eenvoudiger om met winstneming te werken en de urenregistratie is efficiënter gemaakt.

Nieuw is de ‘werkbalk snelle toegang’, waarmee vaak gebruikte onderdelen van Unit 4 Multivers zijn te openen. Deze werkbalk is eenvoudig aan te passen aan de wensen van de gebruiker. In het vernieuwde takenscherm klappen zogenaamde drop-down menu’s uit als de gewenste menukeuze wordt aangeklikt. Gebruikers kunnen ook zonder muis te werken, met behulp van sneltoetsen.

Elektronisch factureren
Met Unit 4 Multivers 8 is het mogelijk om elektronische facturen te versturen per mail als PDF-bestand. De mogelijkheden tot elektronisch factureren zijn uitgebreid met ondermeer het versturen van een factuur als XML-bestand.

Unit 4 Agresso is door Microsoft gevraagd om Unit 4 Multivers 8 te presenteren tijdens TechNet Live, een evenement voor IT-professionals, op 8 oktober 2009. Hier worden Windows 7, Exchange 2010 en Windows Server 2008 R2 gepresenteerd, maar ook producten die compatible zijn met Windows 7. Ook is er een presentatie van Unit 4 Multivers 8 op de Technet Virtual Launch Experience, de virtuele lancering van Windows 7.

Fred Loos, sales en marketingmanager MKB bij Unit 4 Agresso: “De inhoud van Unit 4 Multivers heeft zijn waarde ruimschoots bewezen, vandaar dat we in deze versie tijd hebben ingeruimd voor het uiterlijk en voor nog meer gebruiksgemak. De duidelijke iconen en het werken met tabbladen maakt het voor de eindgebruiker duidelijker en leuker werken, zonder dat daarbij concessies zijn gedaan aan de betrouwbaarheid. We zien het dan ook als erkenning dat Microsoft ons heeft uitgenodigd om Unit 4 Multivers 8 te demonstreren aan bezoekers van TechNet Live.”

Versie 8 van Unit 4 Multivers is per direct verkrijgbaar.

Elektronisch factureren met Unit 4 Multivers 8

Danielle — Tue, 01 Sep 2009 17:00:52 GMT

Uit onderzoek blijkt dat met elektronisch factureren een kostenbesparing is te realiseren van ruim veertig procent. Daar waar een papieren factuur € 1,65 kost aan verwerkings- en portokosten, is een ondernemer nog maar € 0,45 kwijt bij het verstrekken van een elektronische factuur. De Europese Unie heeft onderzocht dat er 15 miljoen bomen blijven staan als bedrijven hun afnemers een digitale rekening sturen. Interessante ontwikkelingen dus, maar hoe werkt digitaal factureren en hoe kan boekhoudsoftware hierin een rol spelen?

Aanzienlijke besparing
MKB’ers versturen per maand tussen de 10 en 10.000 facturen. De kosten hiervan kunnen dus oplopen tot zo’n € 16.500,-. Behalve een aanzienlijke besparing die elektronisch factureren kan opleveren, zijn digitale facturen door te sluizen naar de bank voor automatische verwerking. En de ontvanger van een digitale factuur is eerder geneigd om deze binnen de termijn te voldoen, blijkt uit onderzoek. Betaalt de debiteur niet op tijd, dan is een digitale herinnering zo verstuurd en bovendien voordeliger dan een herinnering per post.

Regels
Dit geldt voor consumenten maar ook voor ondernemers. De Belastingdienst heeft wel regels opgesteld waaraan een digitale factuur moet voldoen. Dit zijn overigens dezelfde eisen als die waar papieren facturen aan moeten voldoen:

De afnemer moet akkoord gaan met de factuur.
Op de factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan.
De factuur moet authentiek en integer zijn.
De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren.

Er zijn meerdere manieren om een digitale factuur te sturen. Dit kan per e-mail met een pdf bestand in de bijlage. Maar ook kunt u de factuur ‘klaar zetten’ in een persoonlijke omgeving van de klant. U stuurt hem een herinnering per e-mail waarin u vermeldt dat zijn factuur klaar staat en vervolgens kan de klant die inzien en eventueel direct importeren naar zijn internetbankrekeningen boekhoudpakket. Deze vorm biedt direct weer marketingmogelijkheden. Immers, als de klant in zijn persoonlijke omgeving is, kunt u hem ook online nieuwe producten presenteren.

XML-bestand
Met Unit 4 Multivers 8 kunt u uw klanten per e-mail een elektronische factuur sturen in de vorm van een PDF-bestand. Daarmee bespaart u al op administratie en portokosten. Later dit jaar worden de mogelijkheden tot elektronisch factureren flink uitgebreid met ondermeer het versturen van een factuur als
XML-bestand.

Dakdekkersgroothandel M.J. Beelen & Zn. kiest voor Unit 4 Multivers 8

Danielle — Sat, 01 Aug 2009 17:05:00 GMT

Dakdekkersgroothandel M.J. Beelen & Zn. maakte een paar jaar geleden een belangrijke omslag. Het bedrijf uit Budel was sinds zijn ontstaan in 1990 kleinschalig van opzet geweest, met slechts twee medewerkers. De laatste jaren is Beelen uitgegroeid tot een onderneming met twee takken: een dakdekkersbedrijf en een groothandel in dakdekkersmaterialen. Alleen al bij de groothandel werken zeven
mensen. Aan het hoofd staat oprichter Tjeu Beelen, zijn twee zoons leiden de bedrijfsonderdelen.

Hoewel de overgang van een kleinschalig familiebedrijf naar een dynamisch, groeiend bedrijf al enige tijd aan de gang was, liep het bedrijfssysteem hier nog wat bij achter. De planning en facturering werden nog uitgevoerd in een pakket uit de beginperiode van het bedrijf dat draaide onder MS DOS.

Duurkoop
“Vooral de planning was absoluut niet wat het moest zijn”, zegt Frank Beelen, die aan het hoofd staat van de dakdekkersgroothandel. De opvolging van het oude systeem ging niet van de één op de andere dag goed. Na een tip van een collega koos Beelen in eerste instantie een goedkoop programma waarmee het bedrijf snel kon starten. Die beslissing bleek duurkoop te zijn: het pakket voldeed simpelweg niet. “Het grootste probleem zat hem in onze prijslijsten”, legt Frank Beelen uit. “We hebben voor ongeveer 150 van onze klanten een aparte prijslijst. We verwachten wel van een pakket dat die prijslijsten kunnen worden gekoppeld aan de klantgegevens. En niet dat we elke keer terug moeten zoeken in oude facturen hoeveel een bepaalde klant nu eigenlijk betaalt voor een onderdeel.”

Spannende eindstrijd
En dus ging de zoektocht naar een nieuw bedrijfssysteem de tweede ronde in. De beslissende, bleek achteraf. Met een spannende eindstrijd. “We hadden nog twee pakketten over in de evaluatie, waaronder Unit 4 Multivers. We kozen niet voor Unit 4 Multivers omdat het andere pakket er beter uitzag. Dat deze software iets duurder was, namen we voor lief. We hoefden eigenlijk de handtekening nog maar te zetten, toen we een telefoontje kregen van Unit 4 Agresso: of we niet toch nog even wilden kijken naar de nieuwe versie van Unit 4 Multivers.” En zo geschiedde: na een demonstratie van een prille uitvoering van Unit 4 Multivers 8 was Frank Beelen overtuigd. Met name de frisse en moderne look-and-feel gaf de beslissende klap in het voordeel van het MKB-pakket van Unit 4 Agresso.

De groothandel zit nu midden in de implementatie. Dat brengt wel wat dubbel werk met zich mee. Zo draait administratief medewerkster Nicole Vaes momenteel drie systemen naast elkaar. “Dat is allemaal redelijk omslachtig, maar het debiteurenen crediteuren-bestand moet echt helemaal zijn bijgewerkt voordat we over kunnen op Unit 4 Multivers. Voor veel klanten gebruiken we namelijk een aparte prijslijst en het duurt even om dat allemaal in te voeren.”

Barcodes
Naar verwachting gaat dat na de bouwvak gebeuren. Vijf medewerkers van de dakdekkersgroothandel gaan met Unit 4 Multivers 8 aan de slag. De financiën, de verkooporders, inkoop, voorraad en offertes doet het bedrijf straks met de MKB-bedrijfssoftware van Unit 4 Agresso.. En daar gaat nog wel het een en ander bij komen, verwacht Beelen. “We willen ook foto’s aan onze artikelen gaan toevoegen, omdat uit de naam van een artikel niet altijd duidelijk is waar het om gaat. Daarnaast willen we barcodes gaan invoeren en koppelen aan Unit 4 Multivers, om het voorraadbeheer te automatiseren. We verwachten dat de investering zich snel zal terugverdienen.”

Doorgroeien
Het belangrijkste voor nu is echter dat de debiteuren- en crediteurenadministratie volledig wordt ingevoerd in Unit 4 Multivers. “Als alles straks werkt, kunnen we veel sneller offertes en facturen maken.” Zo kan Dakdekkersgroothandel M.J. Beelen & Zn. ook in de toekomst blijven doorgroeien.

Unit 4 Agresso en ITIS Educational Services introduceren School Management Systeem

admin — Tue, 14 Apr 2009 10:36:00 GMT

Medewerkers kunnen met één druk op de knop meerdere, volledig bijgewerkte gegevens naar boven halen. Zo is er bijvoorbeeld in één oogopslag inzage in het personeelsdossier en het formatieplan ten opzichte van het te verwachten aantal leerlingen voor het volgende schooljaar. Daarnaast kan men direct zien of de budgetten dit toelaten.

Veel onderwijsinstellingen werken per afdeling met verschillende systemen. Zo wordt de financiële administratie in een ander systeem bijgehouden dan leerlinggegevens. Het kost docenten vaak veel tijd om gegevens over een leerling handmatig op te zoeken. Wanneer een school gebruik maakt van losse systemen kan een verantwoordelijke niet in één oogopslag zien of een leerling bijvoorbeeld heeft betaald voor een excursie. In het School Management Systeem zijn verschillende onderdelen in één systeem opgenomen. Gegevens zijn door elke afdeling binnen de organisatie gemakkelijker en sneller terug te vinden.

Naast een beter informatiebeheer, helpt het School Management Systeem ook voor een betere doorstroom van documentatie. Doordat documenten direct ingescand en elektronisch in één centraal systeem worden verwerkt, komen deze direct bij de juiste afdeling of persoon terecht. Declaraties worden sneller via de juiste weg uitbetaald en kunnen niet meer kwijtraken. Omdat documenten centraal zijn opgeslagen, zijn deze daarnaast voor iedereen gemakkelijker terug te vinden.

Niet alleen de school zelf, maar ook ouders hebben profijt van het systeem. Het School Management Systeem is webbased, en door iedereen die geautoriseerd is te benaderen. Naast schoolmedewerkers hebben ook leerlingen en ouders toegang tot het systeem. Ouders hebben zo te allen tijde inzicht in de resultaten van hun kinderen en de openstaande facturen en eventuele (deel) betalingen. Ook hebben zij inzicht in het rooster, zodat zij precies weten wanneer hun kind welke lessen moet volgen. Het systeem biedt zelfs een mogelijkheid om te bekijken wanneer een leerling absent geweest is. Zo is het ook een efficiënt instrument tegen het spijbelprobleem.

De eerste onderwijsorganisatie die met het School Management Systeem werkt is de Stichting het Rijnlands Lyceum. De vier scholen van de stichting en het centraal servicebureau hebben ieder een aantal onderdelen in de vorm van pilots geïmplementeerd. De scholen staan aan de vooravond van de verdere implementatie van verschillende functionaliteiten van het School Management Systeem.

“Het School Management Systeem maakt een einde aan de versnippering van informatie”, zegt Roel Bolt, sales manager bij Unit 4 Agresso Personeel & Salaris. “Medewerkers hoeven hierdoor niet meer eindeloos naar gegevens en documenten te zoeken. Dit scheelt een instelling aanzienlijk veel tijd en geld. Omdat ook ouders beter op de hoogte zijn en de communicatie met docenten kan worden verbeterd, levert SMS ook een belangrijke bijdrage aan de verbetering van het onderwijs.”

Kerken gaan online boekhouden

Edwin — Mon, 22 Dec 2008 19:06:00 GMT

KKA verzorgt via vier regiokantoren de administratie van de aangesloten kerken. Van oudsher geven kerken periodiek de inkomsten en uitgaven door en het administratiekantoor zorgt voor de boekhouding. Het administratiekantoor merkt echter een groeiende behoefte bij kerken aan meer controle over de administratie; zo willen ze op elk gewenst moment inzicht krijgen in de financiën.

Flink besparen
Met Unit 4 Multivers Online is dit mogelijk. Twee KKA-regiokantoren verwerken de cliëntadministraties al met de administratieve software van Unit 4 Agresso, de overige twee stappen volgend jaar over. Regiokantoren hebben een totaaloverzicht van hun cliënten en kunnen hen zo gerichter helpen. Bovendien kunnen kerken flink besparen op hun kosten, verwacht KKA. Het administratiekantoor denkt binnen drie jaar zo’n tweehonderd kerken op Unit 4 Multivers Online te hebben aangesloten.

De reden waarom voor Unit 4 Multivers Online is gekozen, ligt volgens Fred Loos, business unit manager bij Unit 4 Agresso aan het goede advies vanuit Unit 4 Agresso. “Online administratieve dienstverlening is nieuw voor KKA”, zegt Fred Loos. “Wij hebben stap voor stap uitgelegd wat er bij komt kijken. Maar ook het goede gevoel dat KKA bij ons heeft, is belangrijk geweest voor de keuze.”

Unit 4 Multivers Installatie uitgebreid met project- en manplanning

Edwin — Wed, 10 Sep 2008 19:08:00 GMT

Unit 4 Multivers Installatie is ontwikkeld door Allinco Software, softwareleverancier voor de installatiebranche, in samenwerking met specialisten uit de branche en bedrijfssoftwareleverancier Unit 4 Agresso.

Projectplanning
Met behulp van de module Projectplanning zijn projecten op te splitsen in uitvoeringsfasen of in bouwdelen, zoals de etages van een kantoorgebouw. Op basis hiervan kan de levering van materialen en diensten beter worden afgestemd op de behoefte per uitvoeringsfase. Gebruikers kunnen zo beter de momenten van bestellen en afleveren bepalen, waardoor de liquiditeitspositie niet onnodig onder druk komt te staan.

Manplanning
De module biedt beter inzicht in de geplande inzet van medewerkers op projecten. Bovendien worden de elektronische monteuragenda's automatisch bijgewerkt. Dankzij het grafische planbord is de volledige projectplanning in één oogopslag duidelijk. Ook kan de planning eenvoudig worden gemanipuleerd door het schuiven met de tijdsbalken. De vooraf ingegeven onderlinge afhankelijkheid van projectdeeltaken bepaalt in hoeverre andere taken automatisch moeten of mogen meeschuiven in de tijd.

De nieuwe module komt gelijktijdig beschikbaar met Unit 4 Multivers Installatie Versie 2008.

Over Allinco Software
Allinco Software is sinds 1982 gespecialiseerd in software voor project- en servicegerichte organisaties en is daarnaast actief op het gebied van professionele kantoorautomatisering. Allinco concentreert zich op de verregaande ondersteuning van het primaire bedrijfsproces van installatiebedrijven en is daartoe ook een strategische samenwerking aangegaan met Unit 4 Agresso.

Unit 4 Agresso sluit partnerovereenkomst met Invanty Consultancy

Edwin — Tue, 04 Mar 2008 19:13:00 GMT

Invanty is een adviesbureau dat rendementsverbetering door ict centraal stelt. Het is gespecialiseerd in ict-monitoring, inrichting van infrastructuur, en detachering en werving & selectie van automatiseringspersoneel. Invanty heeft een vestiging in Sittard en via een samenwerkingsverband een vestiging in Duitsland. In totaal zijn er zeventien medewerkers die op locatie van de klanten in de Euregio actief zijn.

"Invanty houdt zich van oorsprong bezig met advies rondom procesverandering. Daarbij nemen we altijd de financiële situatie van de klant onder de loep en vanzelf komt er financiële software bij kijken", aldus Roger Schoenmaker, manager bij Invanty. "Ik heb toen contact gezocht met Unit 4 Agresso. Daar kwam ik bekwame en enthousiaste mensen tegen die software ontwikkelen vanuit de praktijk binnen het midden- en kleinbedrijf. Een dienstverlenende instelling en een uitstekend opgezette helpdesk passen ook bij de cultuur die Invanty nastreeft."

Ook Paul van Riesen, partnermanager bij Unit 4 Agresso, toont zich tevreden. "In Invanty hebben we een partner gevonden die de taal in de Euregio Maas-Rijn spreekt en de ontwikkelingen in deze regio goed kent. We verwachten dan ook vele ondernemingen in de Euregio Maas-Rijn te voorzien van betrouwbare financiële software en dienstverlening."